Cómo Colaborar Eficazmente Desde Cualquier Lugar

No permita que la geografía le impida trabajar eficazmente con los demás.

collaborate from anywhere

La forma en que hacemos negocios ha cambiado. Atrás quedaron los días en que trabajar juntos como un equipo significaba que todos estaban sentados en la oficina al mismo tiempo. Ahora estamos trabajando desde nuestra oficina en casa, desde la oficina del cliente, en la carretera o en los espacios intermedios. Podemos colaborar desde diferentes edificios, diferentes ciudades e incluso diferentes países. Además, este enfoque más flexible para el trabajo en equipo no es solo el dominio exclusivo de las grandes corporaciones con presupuestos de megabucks para gastar, sino un enfoque que está al alcance de las empresas más pequeñas y es una forma ideal de trabajar.

En los últimos años, todos los bloques de construcción tecnológicos han encajado. La tecnología móvil nunca ha sido tan asequible ni tan buena. Los servicios basados ​​en la nube facilitan el trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier momento y con casi cualquier persona. Las aplicaciones comerciales como Microsoft Office han evolucionado para un mundo conectado, mientras que la conectividad 3G y 4G le brinda acceso a todos estos servicios y a los datos críticos de su negocio desde casi cualquier lugar. Con las herramientas adecuadas en su lugar, no importa dónde se encuentren los diferentes miembros de su equipo; todavía haces una unidad eficaz. Lo mejor de todo es que muchas de estas herramientas se pueden encontrar agrupadas en un servicio asequible: Microsoft Office 365.

Hardware flexible

Empecemos por el hardware. Los días del enfoque único para todos se acabaron, y es mejor reservar la vieja PC de escritorio para aquellos que necesitan un rendimiento puro en un entorno de oficina. La mayoría de nosotros estaríamos mejor atendidos por laptops, tabletas o dispositivos convertibles, usando conectividad WiFi y 4G para estar en contacto con las personas y los recursos que necesitamos para hacer las cosas.

Con computadoras portátiles que abarcan desde dispositivos delgados y livianos de 11 pulgadas hasta modelos de 17 pulgadas con rendimiento de escritorio, hay algo para cada necesidad, mientras que se sorprenderá de lo poco que no puede hacer con un Convertible de 12 a 13,3 pulgadas, que funciona como una computadora portátil cuando la necesita y una tableta cuando la comodidad manda.

Incluso las tabletas iOS, Windows y Android asequibles se pueden transformar en máquinas comerciales mediante la instalación de versiones móviles de las aplicaciones centrales de Office como Outlook, Word, PowerPoint y Excel, lo que brinda todo el poder para ver y editar documentos que puede obtener desde un escritorio dentro de un sistema optimizado. fisonomía.

Sin embargo, hay otro dispositivo en su arsenal que podría ser aún más importante: el teléfono inteligente. Ahora puede obtener teléfonos inteligentes con pantallas grandes de alta definición y suficiente potencia para manejar tareas comerciales a precios económicos, con teléfonos de 5 pulgadas como el Microsoft Lumia 650 o el Motorola Moto G. Aumente un poco el presupuesto, e incluso más, Las pantallas Full HD y mejores especificaciones están al alcance. Es cierto que los dispositivos móviles traen nuevos desafíos de seguridad a una empresa más pequeña, pero las aplicaciones de seguridad móviles y de acceso múltiple brindan seguridad de nivel empresarial por un bajo costo mensual.

Al ejecutar versiones móviles de las aplicaciones de Microsoft Office, diseñadas para permitir el uso de teléfonos inteligentes, aún puede obtener la información que necesita, realizar ediciones rápidas en los documentos y enviar información al equipo. Mientras tanto, con el correo electrónico y la mensajería instantánea basados ​​en la nube de Office 365, todavía está en contacto mientras está fuera de la oficina. A menudo, no es necesario sacar la computadora portátil de su bolso cuando puede sacar el teléfono de su bolsillo.

Una plataforma de colaboración

Las pequeñas empresas que deseaban adoptar la colaboración en línea siempre solían enfrentarse a dos enormes barreras: el costo y la complejidad. Sin un presupuesto corporativo y un equipo de TI detrás de usted, las plataformas eran demasiado caras y difíciles de implementar. El crecimiento de los servicios basados ​​en la nube ahora ha cambiado esa lamentable situación. Con Office 365, tiene una plataforma de colaboración completa empaquetada, y no necesita ser un experto en TI para tenerla y mantenerla en funcionamiento.

¿Qué significa esto? Bueno, con Office 365 ya tiene correo electrónico y versiones en línea o de escritorio completas de Microsoft Office 2016 cosidas. También tiene hasta 1 TB de espacio de almacenamiento en la nube de Microsoft OneDrive por usuario con la suficiente facilidad para manejar cualquier documento, correo electrónico e incluso fotos que pueda necesitar. Al guardar documentos de Office en OneDrive, no solo se asegura de que sean accesibles desde todos sus dispositivos, sino que también facilita su uso compartido. Dos o más personas pueden acceder a los documentos o editarlos simultáneamente, lo que lo convierte en una forma más eficaz de compartir información y trabajar en equipo.

Sin embargo, Office 365 va más allá. A través de Office 365 y Outlook, configurar calendarios compartidos, buzones de correo y listas de contactos es fácil. Con Microsoft SharePoint, puede crear un sitio de intranet de equipo y compartir y archivar todos sus documentos clave, con características que pueden ayudarlo a rastrear y administrar proyectos. Además, SharePoint ahora se enfoca en admitir aplicaciones móviles, brindando a los equipos acceso completo a todo el contenido comercial que necesitan a través de tabletas o teléfonos inteligentes, así como de sus PC. Combine SharePoint y OneDrive juntos, y ver, editar o compartir documentos se vuelve tan fácil como enviar un correo electrónico, ya sea que esté sentado en su escritorio o sacando un teléfono inteligente entre reuniones.

Charla de equipo

Sin embargo, Office 365 no se trata solo de documentos y colaboración; también se trata de comunicación. Estés donde estés y hagas lo que hagas, puedes mantenerte en contacto con la oficina y el equipo, con formas rápidas y fáciles de cambiar, digamos, de mensajería instantánea a llamadas de voz y video cuando necesites hablar.

Eso comienza con el correo electrónico de Outlook con la marca de la empresa para brindarle una presencia de correo electrónico profesional, pero se extiende a los Grupos de Office 365, para brindarle conversaciones en cadena, intercambio de archivos, notas y programación para promover el trabajo en equipo. ¿Necesitas respuestas más rápido? Cambie a Yammer para redes sociales empresariales o Skype for Business para mensajería instantánea, llamadas de voz y video y reuniones virtuales. Estos servicios funcionan de la mano con servicios móviles de próxima generación como O2 TU Go, que le brinda llamadas, mensajes de texto y correo de voz a través de WiFi, o O2 Just Call Me, para conferencias telefónicas móviles. Eres parte del equipo incluso cuando no estás en el mismo código postal o incluso en el mismo país.

Ninguna de estas cosas tiene que ser difícil o cara. Office 365 escala desde el producto Business Essentials solo en línea a 3,10 por usuario por mes hasta el servicio Premium a 7,80 por mes, mientras que la ayuda está disponible de proveedores, como O2 Business, que pueden ayudar a configurar el servicio y proporcionar todos los soporte y asesoría que su negocio necesita. No hay una buena razón para mantener a sus mejores empleados encadenados a sus escritorios: déjelos libres y observe cómo crece su negocio.

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