Cómo compartir archivos y ubicaciones con Google Calendar

Cuando está organizando un gran evento, es una buena idea agrupar toda la información que sus invitados necesitan en un evento de calendario. De esa manera, los invitados saben cuándo es el evento, dónde se llevará a cabo y cualquier documentación adicional que puedan necesitar con anticipación. Sin embargo, ¿sabía que puede configurar todos estos en un evento de Google Calendar? Todo lo que necesita hacer es configurar el evento y compartirlo con sus invitados, ¡y Google hace todo el trabajo por usted!

Exploremos cómo puede configurar su propio evento, completo con ubicación y archivos adicionales, todo dentro de Google Calendar.

Crear un evento con Google Calendar

Para hacer un evento, dirígete al calendario de Google sitio web. Si el calendario no se carga en su método de visualización preferido, haga clic en el menú desplegable en la parte superior derecha y seleccione el que más le convenga. «Mensual» es una buena opción para realizar rápidamente un evento en un futuro próximo.

Orden de archivos adjuntos de Google Calendar

Seleccione el día de su evento, luego seleccione «Más opciones».

Archivos adjuntos de Google Calendar Más opciones

En la parte superior, ingrese el nombre de su evento. También puede establecer la hora en que comenzará y terminará el evento. Si este evento no tiene un comienzo y un final establecidos, marque «Todo el día» para configurarlo durante las 24 horas completas.

Detalles de los archivos adjuntos de Google Calendar

Agregar una ubicación a su evento

Ahora agreguemos una ubicación a su evento. Esta función es perfecta si está organizando un evento en un lugar específico, ya que sus invitados pueden ver la ubicación y obtener indicaciones para llegar al evento en sí.

Para comenzar, agregue la ubicación de su evento en el cuadro «Ubicación». Si va a un edificio o cadena específica, escriba su nombre aquí y Google debería entender lo que quiere decir.

Ubicación de los archivos adjuntos de Google Calendar

Cuando ingrese una ubicación, aparecerá un pequeño icono de mapa a la derecha. Al hacer clic aquí, verá toda la información que sus invitados verán en la página de su evento. Vuelva a verificar para asegurarse de que Google Maps apunte a la ubicación correcta.

Vista previa de archivos adjuntos de Google Calendar

Agregar un archivo adjunto al evento

Ahora que tiene el título, la hora y la ubicación configurados, puede agregar archivos adjuntos opcionales al evento. Esto es extremadamente útil para compartir un documento con los asistentes al evento, como un horario, una invitación, un boleto o un menú.

Para hacer esto, mire cerca de la parte inferior de la ventana de creación de eventos. Debería ver un cuadro de texto y algunas opciones encima. Busque y haga clic en el icono del clip para adjuntar un archivo.

Clip de documentos adjuntos de Google Calendar

De forma predeterminada, Google Calendar le pedirá que cargue un archivo desde su Google Drive. Si su archivo está en su unidad, está bien; sin embargo, si está en su PC, debe hacer clic en «Cargar» en la parte superior.

Carga de archivos adjuntos de Google Calendar

Una vez que haya subido un archivo, dele una breve descripción para que sus invitados sepan de qué se trata.

Descripción de los archivos adjuntos de Google Calendar

Invitar invitados

Ahora que está listo, es hora de invitar personas a su evento. Vaya al lado derecho donde dice «Invitados» y comience a escribir direcciones de correo electrónico. No se preocupe, en realidad no está enviando correos electrónicos a las personas cuando las agrega. Todavía tiene tiempo para finalizar la lista de invitados antes de enviar las invitaciones.

En la parte inferior, verá opciones sobre lo que pueden hacer sus invitados. De forma predeterminada, los invitados pueden invitar a amigos y ver la lista de invitados, así que desmárquelos si no desea que ninguno de los dos se presente.

Contactos de Google Calendar Attachments

Una vez que esté listo, haga clic en el icono del sobre en la parte superior derecha para preparar el correo electrónico.

Sobre de archivos adjuntos de Google Calendar

Aquí puedes escribir el correo electrónico que recibirán tus invitados. No se preocupe por agregar enlaces a su evento aquí, ya que Google Calendar lo manejará.

Correo electrónico de archivos adjuntos de Google Calendar

Una vez que haya terminado, envíe el correo electrónico. Sus invitados recibirán un correo electrónico que se parece a la siguiente imagen.

Resultado de los archivos adjuntos de Google Calendar

Desde el correo electrónico, sus invitados pueden ver cuándo se lleva a cabo el evento, hacer clic en el enlace del mapa para ver dónde está y explorar los archivos adjuntos que agregó anteriormente: ¡todo lo que necesita para que un evento funcione!

Todo lo que sus invitados necesitan en un solo lugar

Organizar un evento puede ser difícil, por lo que vale la pena investigar cualquier cosa que condense el proceso en un solo lugar. Ahora sabe cómo crear un evento en Google Calendar, agregar una ubicación, adjuntarle documentos útiles y enviarlo a sus invitados.

Si no llega a tiempo, también puede usar Google Calendar para notificar a sus colegas que llegará tarde. ¿Qué tan conveniente es eso? También puede eliminar su correo no deseado en el calendario de Google con estos consejos.

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