Cómo compartir un calendario en Outlook

¿Está buscando una manera fácil de compartir su calendario en Microsoft Outlook? Ya sea que esté trabajando en un proyecto de equipo o necesite coordinarse con otra persona, esta guía le mostrará cómo hacerlo. Le enseñaremos cómo compartir un calendario en Outlook usando las versiones web y de escritorio de Outlook. Y como beneficio adicional, obtendrá consejos sobre cómo administrar los permisos de su calendario.

Cómo compartir el calendario de Outlook usando una aplicación de Windows

Compartir calendario será muy fácil si usa Microsoft Outlook para Windows. Sigue estos pasos:

1. Abra Outlook en su PC con Windows.

2. Encuentra el Calendario icono en la esquina inferior izquierda.

3. En el Hogar pestaña seleccionar Compartir Calendario en la parte superior derecha de la barra de herramientas.

4. Outlook le presentará una lista de calendarios para compartir. Recuerda que no todos los calendarios que configures en Outlook se pueden compartir.

5. Haga clic en el calendario que desea compartir para seleccionarlo.

6. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo con las propiedades del calendario. Seleccione Agregar para agregar usuarios.

7. De una lista de contactos (generalmente su libreta de direcciones) elija con quién compartirá el calendario. Comience a escribir el nombre de la persona y Outlook completará su dirección de correo electrónico.

8. Las personas añadidas tendrán niveles de permisos de uso compartido predeterminados. Ahora puede seleccionarlos individualmente y cambiar su nivel de acceso como mejor le parezca.

Cómo compartir el calendario de Outlook en el sitio web

Todavía puede compartir su calendario usando el sitio web de Outlook si está usando un dispositivo sin una aplicación de Microsoft Outlook. Así es cómo:

1. Abra su navegador web preferido y escriba Outlook.live.com en la barra de direcciones. Inicie sesión con sus credenciales.

2. Seleccione el icono Calendario en el menú del lado izquierdo.

3. Seleccione el calendario que desea compartir y haga clic derecho sobre él.

4. Si este calendario en particular se puede compartir, tendrá la opción Compartir y permisos. Pinchalo.

5. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el calendario. Si el destinatario está en sus contactos, la aplicación web de Outlook le ofrecerá una lista de la que puede elegir los correos electrónicos.

6. Una vez que agregue los usuarios, puede establecer sus niveles de permiso. Escoger entre Puede ver todos los detalles y Poder editar de un menú desplegable.

7. Seleccione Cuota.

Comprensión de los niveles de permiso

Al compartir su calendario de Outlook con alguien, deberá establecer el nivel de permiso siguiendo los pasos descritos anteriormente. Puede dejarlo predeterminado o cambiarlo a una de las opciones ofrecidas. Hay cinco opciones si está utilizando la aplicación Outlook de escritorio y solo dos opciones si comparte su calendario a través del sitio web. Para saber exactamente qué nivel de permiso elegir, debe comprenderlos.

Recuerde que si desea niveles de permisos más detallados, deberá configurarlos mediante la aplicación de escritorio de Outlook. La versión web tiene opciones limitadas; solo puedes configurar Puede ver todos los detalles o Poder editar. Eso significa que sus colegas podrán ver todos los elementos del calendario con todos sus detalles o podrán verlos y editarlos.

Puedo ver cuando estoy ocupado

Este es el nivel de permiso predeterminado, y si opta por no cambiarlo, esto es lo que el destinatario tendrá automáticamente. Tus compañeros de trabajo con los que compartiste tu calendario podrán abrirlo y solo ver si estás disponible, ocupado, fuera de la oficina o si tienes una cita.

Puede ver títulos y ubicaciones

Si desea mostrar más detalles a los destinatarios del calendario, elija la opción «Puede ver títulos y ubicaciones». Aunque esto da cierto acceso a detalles limitados, sus colegas ahora pueden ver la ubicación y los títulos (o temas) de sus reuniones. Puede etiquetar algunas de sus reuniones como citas privadas y no mostrarán la ubicación ni el título. En su lugar, se designarán como privados incluso cuando utilicen este nivel de permiso.

Puede ver todos los detalles

Esta configuración de nivel de permiso permitirá a los destinatarios ver todos los detalles y todos los elementos del calendario. Además de las reuniones y las citas, también verán los asistentes, las notas de las reuniones y los archivos adjuntos.

Poder editar

Este nivel de permiso permitirá a sus colegas cambiar su calendario de Outlook. Ellos podrán agregar o quitar sus citas. Pero no podrán recibir solicitudes de reunión para usted, ni podrán responder a las invitaciones a reuniones.

Delegar

Probablemente querrá asignar este nivel de permiso a alguien de confianza. Les permitirá manejar todas las reuniones, citas e invitaciones por completo. Cuando le asigna a alguien el permiso de delegado, puede elegir si le otorga el poder de manejar sus citas privadas. Pero para ajustar estas opciones del calendario de Outlook, deberá ir a Configuración de la cuenta.

Para hacerlo sigue estos pasos:

1. Ir a Expediente en la esquina superior izquierda de la aplicación de Outlook.

2. En el Información pestaña seleccionar Configuraciones de la cuenta.

3. Encuentra el Acceso delegado opción

4. Configure las opciones de Delegado. Puede elegir que sus solicitudes de reunión se entreguen solo a sus delegados, pero recibirá sus copias. La segunda opción hará que solo sus delegados reciban solicitudes de reunión. La tercera opción enviará solicitudes de reunión tanto a usted como a su delegado.

Es importante saber que no puede configurar una organización completa o usuarios externos como delegados. Este nivel de permiso está reservado solo para usuarios o grupos específicos. Los delegados tendrán acceso total a todos los elementos del calendario, así que elija cuidadosamente a quién desea asignar este nivel de permiso.

Compartir su calendario en Outlook es una excelente manera de mantener a todos en la misma página. Siguiendo estos sencillos pasos, puede compartir fácilmente su calendario y tener la tranquilidad de saber que todos tienen el mismo horario. ¿Tiene algún otro consejo para compartir calendarios en Outlook? ¡Cuéntanos en los comentarios!