Varias personas pueden leer y editar un calendario grupal, lo que lo convierte en una buena manera de promover la productividad y la colaboración entre compañeros de trabajo de pequeñas empresas o miembros del equipo organizacional.
Este tutorial analizará cómo crear un calendario de grupo en las aplicaciones de Microsoft Office 365, incluidos Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA) y Microsoft Teams. Revisaremos cómo compartir un calendario para que las personas que elija puedan ver y editar eventos en la aplicación de calendario. También discutiremos cómo crear grupos de calendario.
En general, hay dos pasos principales para crear un calendario de grupo:
- Cree un nuevo calendario en blanco.
- Compártalo con otros para que puedan ver y editar el calendario.
Repasaremos cómo hacer cada paso en Outlook en la web y en las versiones de escritorio de Outlook.
Nota: Microsoft ha anunciado mejoras en la forma en que funciona el uso compartido de calendarios. Sin embargo, Microsoft dice: «Las mejoras están planificadas solo para calendarios compartidos entre personas que usan Exchange Online». En algunos casos, eso significa que compartir un calendario de buzón de recursos o un calendario de buzón compartido solo funcionará si el destinatario acepta la invitación para compartir utilizando Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android, es decir, no un servidor Exchange alojado internamente. Microsoft dice que se están preparando más mejoras.
Cree y comparta un nuevo calendario en blanco con Outlook en la Web
Aquí se explica cómo crear y compartir un nuevo calendario en blanco con Outlook en la web.
- Inicie sesión en Outlook en un navegador web y seleccione el calendario.
- Selecciona el Agregar calendario Enlace.
- En el menú a la izquierda de la ventana emergente, seleccione Crear calendario en blanco.
- Introduzca un nombre para el calendario y, si lo desea, seleccione un color o un encanto para el calendario.
- En el añadir menú desplegable, seleccione en qué grupo de calendario debe aparecer el nuevo calendario.
- Hacer clic Ahorrar.
- Localice el nuevo calendario en la lista de calendarios, haga clic derecho sobre él (o seleccione el Más … icono) y seleccione Compartir y permisos.
- Ingrese la dirección de correo electrónico o el nombre de contacto de la persona con la que desea compartir el calendario.
- Seleccione las opciones del calendario. Elegir la Poder editar nivel de permiso si desea que el destinatario pueda agregar, eliminar y cambiar eventos en el calendario.
- Seleccione Cuota.
- Repita los pasos 7 a 9 para agregar miembros.
Las personas con las que comparta el calendario recibirán un correo electrónico solicitándoles que acepten y vean el calendario de Outlook. Tenga en cuenta que los usuarios externos no podrán editar el calendario.
Crear y compartir un nuevo calendario en blanco en la aplicación de escritorio de Outlook
Siga estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook para crear y compartir un nuevo calendario en blanco.
- Seleccione el ícono de calendario en la esquina inferior izquierda de Outlook.
- Sobre el Hogar pestaña en el Administrar calendarios grupo, seleccione calendario abierto.
- Seleccione Crear nuevo calendario en blanco.
- En el Crear nueva carpeta emergente, asigne un nombre al calendario y seleccione dónde colocar el calendario (por ejemplo, como una subcarpeta de la carpeta principal del calendario).
- A continuación, para compartir el calendario, haga clic derecho en el calendario en la lista de calendarios.
- Seleccione Cuota > Compartir calendario.
- Ingrese nombres de contacto o direcciones de correo electrónico para agregar personas a la invitación para compartir, agregue un mensaje si lo desea y haga clic en Enviar. Los destinatarios recibirán un correo electrónico invitándolos a «Aceptar y ver el calendario».
Cómo agregar un calendario compartido a los equipos de Microsoft
Outlook no es el único lugar donde puede crear un calendario compartido. Microsoft Teams también tiene la funcionalidad de calendario compartido. Aquí se explica cómo agregar un calendario compartido en Teams.
- Seleccione un canal en Teams.
- Seleccione el ícono + a la derecha del nombre del canal para agregar una pestaña.
- Busca y selecciona Calendario de canales.
- Seleccione Agregar.
Aparecerá una pestaña de calendario en la parte superior del canal de Teams. Todos los miembros del canal pueden ver los detalles del evento y agregar eventos al calendario. Este es un gran lugar para programar una reunión de Teams.
Calendario de grupo frente a grupo de calendario
Además de crear calendarios de grupo, Outlook tiene otras formas de organizar calendarios y ver varios calendarios simultáneamente. Los grupos de calendarios son una forma de ver programaciones combinadas, no solo para personas, sino también para calendarios de SharePoint, calendarios de Internet y recursos como reservas de salas.
Cómo crear grupos de calendario en Outlook en la Web
Según la configuración de su organización, verá grupos de calendario predeterminados que pueden incluir:
- Mis calendarios
- Calendarios de personas
- Otros calendarios
Si esas categorías no funcionan, puede crear grupos de calendarios personales personalizados en Outlook en la web.
- El panel de la izquierda es el panel de calendario. Ahí es donde se enumeran todos los calendarios que puede ver. Haga clic derecho en Mis calendarios u Otros calendarios y seleccione Nuevo grupo de calendario. Alternativamente, seleccione el Más (tres puntos) junto a un grupo de calendario existente y elija Nuevo grupo de calendario.
- Ingrese un nombre para el nuevo grupo de calendario y presione Ingresar.
- Cuando agrega un nuevo calendario seleccionando el Agregar calendario enlace en el panel de calendario, puede elegir a qué grupo de calendario se agrega el nuevo calendario.
Para cambiar el nombre o eliminar un grupo de calendario, haga clic derecho en el nombre del grupo.
Cómo crear grupos de calendario en versiones de escritorio de Outlook
Puede crear grupos de calendario en versiones de escritorio de Outlook, incluido Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010.
Siga estos pasos para crear un grupo de calendario a partir de una libreta de direcciones o una lista de contactos.
- Abra Outlook.
- Seleccione Calendario.
- Selecciona el Hogar pestaña.
- En el Administrar grupo de calendariosSeleccione Grupos de calendario > Crear nuevo grupo de calendario.
- Asigne un nombre al nuevo grupo de calendarios y haga clic en OK.
- En la lista desplegable bajo Directorioelija la lista de contactos de la que desea seleccionar miembros del grupo de calendario.
- Examine o busque nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Miembros del grupo. Repita este paso hasta que haya agregado a todos los que desee.
- Seleccione OK.
Para crear un grupo de calendarios basado en los calendarios que está viendo actualmente, siga estos pasos:
- En CalendarioSelecciona el Hogar pestaña.
- En el Administrar grupo de calendariosSeleccione Grupos de calendario > Guardar como nuevo grupo de calendario.
- Introduzca un nombre para el grupo de calendario y seleccione OK.
Si desea agregar calendarios a un grupo de calendarios existente, siga estos pasos:
- Sobre el Hogar pestaña en el Administrar grupo de calendariosSeleccione calendario abierto.
- Seleccione el tipo de calendario.
- Busque nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Calendario. Repita hasta que haya agregado todos los nombres que desee.
- Seleccione OK.
- Los calendarios que seleccionó aparecerán en la Calendarios compartidos grupo. Arrástrelos y suéltelos en el grupo de calendario de su elección.
Descubrirá que al crear grupos de calendario, estará mejor organizado y podrá encontrar el calendario que está buscando rápidamente.
