Para proyectos a gran escala, averiguar qué funciona y qué no puede ser una tarea abrumadora
La transformación digital es posiblemente la mayor prioridad para cualquier negocio con visión de futuro y, a diferencia de otras palabras de moda de la industria, tiene un significado sustantivo detrás, con el potencial de brindar un beneficio real a las organizaciones que lo hacen bien.
Involucrarse en la transformación digital de la manera adecuada puede convertir una pequeña empresa o una empresa masiva en una entidad que realmente comprende su función y sus clientes, con servicios y productos entregados de manera mucho más efectiva.
Empezar y finalizar un proyecto de transformación digital no es nada sencillo. Este proceso, si se realiza correctamente, exige tiempo, personal, energía, compromiso y recursos. Se cometerán errores, aunque pueden atribuirse al proceso de aprendizaje y pueden ser útiles en las primeras etapas, y la experimentación también juega un papel importante en los asuntos. ‘Fallar rápido’, para citar un cliché tecnológico, es importante ya que este mantra permite a los equipos detectar problemas desde el principio y solucionarlos rápidamente para poner en marcha los esfuerzos de transformación digital.
Con proyectos más pequeños, naturalmente, este concepto es relativamente sencillo, pero los esfuerzos interdisciplinarios de transformación digital que abarcan muchas facetas diferentes pueden conducir a resultados desastrosos si las cosas salen mal y no se arreglan a tiempo. La investigación muestra que la gran mayoría, el 90%, de los proyectos de transformación digital no cumplen con los objetivos iniciales establecidos y solo conducen a mejoras menores con respecto a lo esperado. Mientras tanto, tres de cada cuatro líderes de TI sienten que su papel en un proyecto de transformación digital fallido conduciría a su despido inmediato. Dada la cantidad de dinero y carreras en juego, así como la reputación de una empresa, es primordial detectar los signos de un desastre de transformación digital que está esperando suceder y detenerlo antes de que sea demasiado tarde.
Las señales de advertencia
El primer paso para detener un desastre de transformación digital es encontrar una manera de detectar las señales de advertencia para que los problemas se puedan abordar de manera rápida y eficiente.
«Si un programa de transformación digital va bien, recibirá mensajes consistentes de los representantes comerciales, el liderazgo del programa y los socios externos», dice Lisa Heneghan, directora global de tecnología y consultoría de gestión de KPMG. Dicha retroalimentación es crucial para cualquier proyecto que se emprenda, dice, y las preocupaciones deben extenderse por todas partes en caso de que haya una ruptura abrupta en la comunicación.
Las respuestas positivas a los esfuerzos en curso, o la falta de ellos, no necesitan centrarse en cómo se está desarrollando la tecnología en sí. Claramente, no es ideal si la tecnología en la que se está trabajando está plagada de errores, pero existen preocupaciones más amplias que también deben considerarse igualmente alarmantes. También es preocupante no entregar la información de gestión mejorada prometida, mejores relaciones con los clientes o un acceso más fácil a los datos internos.
Jim Bowes, CEO y fundador de Manifesto, que trabajó con National Trust en su propia transformación digital, sugiere que los problemas culturales, a saber, la renuencia al cambio, pueden evitar que los planes de transformación digital despeguen antes de que una organización dispare el pistoletazo de salida.
«Es de esperar cierto nivel de esto, pero ver mucho de este sentimiento puede ser una señal de alerta definitiva de que no se está haciendo lo suficiente para llevar a la gente en el viaje e impulsar un cambio de comportamiento», dice.
Ojo en el cielo
Podría ser un caso de afirmar lo obvio, pero ninguna organización podrá detectar las señales de que un proyecto de transformación digital podría estar saliendo mal a menos que haya personas buscándolo.
Jim Bowes nos dijo que es importante tener a alguien con lo que él llamó una ‘vista de helicóptero’ para que «mientras trabajas en los detalles, también retrocedes y reflexionas sobre cómo van las diferentes partes del programa y si lo están alineándose con los objetivos generales de la organización «.
Rick Pastore, director senior y asesor de investigación de TI en Hackett Group, también enfatiza la necesidad de tener a alguien con la propiedad total: ese ‘helicóptero humano’. Argumenta que la indicación más clara de problemas «es cuando no hay un propietario claro de un proyecto digital para impulsarlo».
«Hay muchas partes móviles en cualquier proyecto de transformación digital y todas deben estar alineadas», agrega.
Cuando y como actuar
El mejor momento para actuar es antes de que las cosas salgan mal. Ese no es un punto deliberadamente obtuso.
El hecho es que si la implementación está bien planificada, el equipo de TI está completamente involucrado desde el principio, hay objetivos comerciales claros y hay un liderazgo sólido con alguien que tiene el control general del proyecto, es posible señalar problemas potenciales antes aparecen y evitan que sucedan.
Rick Pastore nos dijo: «Para los oficiales principales, la mejor acción suele ser preventiva. Si busca eficiencias a expensas de la estabilidad y la resiliencia, no está pensando con claridad y su falta de previsión tendrá un efecto perjudicial en su proyecto «.
Es fundamental hacer lo correcto cuando se identifica un problema y actuar con rapidez, sostiene Lisa Heneghan de KPMG.
«Una vez que haya establecido que hay un problema, lo siguiente que debe hacer es diagnosticar completamente las causas subyacentes. Esto no es necesariamente sencillo y, a veces, las respuestas pueden tardar un tiempo en determinarse y resolverse».
Por ejemplo, si se identifica que el alcance del proyecto es demasiado grande o está mal definido, se deben tomar medidas de inmediato para solucionar este problema, y puede significar reducir el proyecto o priorizar los beneficios que debe lograr.
Evitar el fracaso puede significar empezar de nuevo
También puede haber problemas con las personas reunidas para impulsar el proyecto, explica Heneghan, que, en el peor de los casos, puede requerir que traiga un equipo completamente nuevo. «Esto sucede más de lo que imagina», explica.
El consejo de mejores prácticas en torno a la transformación digital no es tan diferente de las mejores prácticas para todas las áreas del desarrollo empresarial. Gira en torno a la planificación, el liderazgo, la evaluación, el seguimiento y la mitigación.
Es la parte tecnológica, y el hecho de que la transformación sea en toda la organización, lo que la hace parecer más desalentadora que otros aspectos del desarrollo empresarial. Pero esa no es razón para rehuir. Los problemas no se solucionan solos.
La tecnología es vital para evitar fallas repetidas
Bien puede recordar a los lectores el conocido modismo ‘lo que vino primero, el huevo o la gallina’, pero darse cuenta de que la utilización de tecnología emergente para apoyar iniciativas de transformación digital es un paso crucial para aprender a evitar fallas repetidas.
El avance de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático puede mejorar la velocidad y la calidad de un proyecto, al tiempo que reduce los costos. Una vez alojados, los departamentos de TI pueden implementar estas herramientas en varios proyectos, simultáneamente o uno tras otro.
Un conjunto de herramientas de transformación digital, por supuesto, varía enormemente de una empresa a otra, según los bienes o servicios que producen. Por ejemplo, aquellos con personalización comercial pueden mejorar sus sitios web con funciones de chatbot y plataformas de boletines, mientras que aquellos que no son comerciales se beneficiarían de una tecnología más «industrial», como la robótica.
La clave aquí es alentar a los empleados humanos a coexistir con la tecnología. La tecnología tiene la capacidad de reemplazar incluso a los recursos humanos en ciertas áreas, por lo que tiene connotaciones amenazantes.
Cuando se trata de hacer que una transformación digital sea un éxito, el personal afectado no solo debe reconocer, sino también aceptar los cambios. El poder de la IA y el aprendizaje automático ciertamente tiene el poder de cumplir con las métricas de éxito establecidas, pero solo si es parte de una fuerza laboral diversa que tiene los recursos humanos en su núcleo.
