Cómo Editar un PDF: Gratis, Fácil y Rápido

Los PDFs pueden ser un serio dolor de cabeza al editarlos si no tienes las herramientas adecuadas. Esto es lo que necesitas.

Cómo Editar un PDF

Si alguna vez has intentado editar un archivo de documento portátil, o PDF, casi seguro que has descubierto que es mucho más problemático que editar un documento de Microsoft Office. Eso es porque el formato PDF nunca fue diseñado para ser editado en absoluto. Cuando Adobe introdujo las especificaciones del PDF en 1992, la idea era que se pudiera trabajar con documentos PDF en pantalla de la misma manera que se trabajaba con documentos en papel. Se suponía que un PDF era una impresión virtual, el equivalente en pantalla de una copia impresa. Como cualquier copia impresa, no se pretendía cambiarla.

No pasó mucho tiempo antes de que los usuarios quisieran corregir los errores tipográficos, reemplazar los viejos logos de los productos por otros nuevos, e incluso cambiar las fuentes y los diseños en sus PDFs. Así, los fabricantes de software de productividad empezaron a proporcionar herramientas de edición de PDF. Dicho esto, todavía no se puede editar un PDF con la misma facilidad y flexibilidad que, por ejemplo, un documento de Word, y probablemente nunca lo hará. Pero no se preocupe: puede editar PDFs, y nosotros le diremos cómo. Sin embargo, primero te explicaremos los retos a los que te enfrentas.

¿Por qué los archivos PDF son tan difíciles de editar?

El formato PDF fue ideado antes de que todo el mundo empezara a usar los navegadores web y se basa en la página impresa. Esto significa que no puedes añadir unas pocas líneas de texto en medio de la página uno, por ejemplo, y hacer que el texto restante en la página fluya sin problemas en la página dos, como se puede hacer en un procesador de textos. En su lugar, debe cambiar el tamaño de las fuentes en la página uno o cambiar el tamaño del cuadro que contiene el texto. Si deseas agregar más texto que quepa en la página, te ofrecemos algunos consejos en una sección posterior, pero no esperes resultados perfectos.

Aunque muchas aplicaciones se llaman editores de PDF, en realidad no pueden editar el texto y los gráficos de un archivo PDF. Sólo te permiten añadir comentarios al archivo PDF, ya sea en forma de notas de estilo Post-It- o líneas y cuadros de texto que aparecen en una capa por encima del contenido real del PDF. Cuando se agrega un comentario a un PDF, es como si se colocara el archivo PDF bajo un panel de vidrio y se escribieran comentarios en el vidrio. No puedes hacer ningún cambio permanente en el texto, como eliminar datos sensibles, y cualquiera que utilice un visor gratuito de PDF como Adobe Acrobat Reader o la vista previa en MacOS puede cambiar o eliminar los comentarios que hagas. Teniendo esto en cuenta, detallamos una forma indirecta de grabar comentarios permanentemente en un archivo PDF al final de este artículo.

Un verdadero editor de PDF le permite cambiar, mover, eliminar y añadir contenido real al PDF, de forma que no permitirá que nadie cambie sus ediciones a menos que también utilice un verdadero editor de PDF. Puede usar uno de alto precio como Adobe Acrobat DC (14,99 por mes en Adobe), con características únicas para hacer coincidir las fuentes en las imágenes escaneadas, pero, para muchos propósitos, puede obtener resultados igualmente buenos de editores menos costosos como PDF-Xchange Editor (Windows) o PDFelement 6 (macOS o Windows). Las técnicas básicas son las mismas en todos los editores de PDF, a pesar de las diferencias de interfaz.

Edición de un archivo PDF

Adobe Acrobat DC, the Ultimate PDF Editor, ofrece una amplia interfaz con controles afinados para la edición de texto e imágenes. Con tu PDF abierto en la ventana de Acrobat, elige Editar PDF en el menú Herramientas. Aparecen entonces cajas azules alrededor de cada elemento del PDF: texto o gráficos. Para corregir un error en el texto, simplemente haz clic en el cuadro de texto y empieza a escribir. A continuación se muestra un ejemplo de cómo usar Acrobat DC para cambiar el texto de un encabezado.

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La barra lateral le da un control preciso sobre todo el formato, incluyendo el espaciado de las letras. Puede usar el campo Escala horizontal para estirar o comprimir el texto para que se ajuste. También puede cambiar el tamaño del cuadro si es necesario. Cuando selecciona un cuadro de imagen, puede recortar, cambiar el tamaño o reemplazar la imagen, o editarla en una aplicación de edición de imágenes independiente.

La edición de PDF más barata

Los mismos principios básicos se aplican en aplicaciones más económicas como PDF-XChange Editor. Con el PDF abierto en la aplicación, haz clic en Editar en la barra de herramientas de Inicio y selecciona el tipo de contenido que deseas editar, ya sea todo el contenido de la página, o texto, imágenes o formas. A continuación, se muestra un ejemplo del aspecto que tiene reemplazar o modificar las imágenes de un PDF mediante el Editor de PDF-XChange.

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Observa que hay una opción predeterminada que te permite editar elementos de texto como bloques. (Si la desactivas, la aplicación sólo te permitirá modificar bloques de unas pocas palabras, y puede que acabes con un espacio entre palabras de aspecto incómodo).

Simplemente haga clic en el texto y haga sus cambios. Desde el icono de engranaje en la parte inferior izquierda, puedes seleccionar el Panel de propiedades para obtener un menú con opciones para las fuentes y la alineación de los párrafos, pero no encontrarás los controles de ajuste que ofrece Acrobat.

El formateo de sus PDFs

No importa qué editor de PDF use, no espere la misma facilidad de uso que con un procesador de texto. Cuando edite una línea en un párrafo justificado (a todo lo ancho), es probable que el texto se tambalee hacia la izquierda, dejando un espacio en blanco entre el final de la línea y el margen derecho. Puede arreglar esto haciendo clic derecho en la línea, eligiendo Párrafo en el menú emergente y estableciendo la alineación en Justificar.

Insertar una comilla también puede causar problemas de formato. Los editores de PDF no entienden las comillas inteligentes (comillas tipográficas inclinadas) como lo hacen los procesadores de texto, por lo que insertan en su lugar comillas rectas al estilo de las máquinas de escribir. En su lugar, es necesario copiar y pegar una comilla real de otro lugar en el mismo PDF o en otra fuente, como la web o un documento de Word.

En PDF-Xchange Editor, como en cualquier aplicación de edición de PDF con todas las funciones, puedes cambiar el tamaño de los cuadros de texto y hacer que el texto se adapte al nuevo tamaño, pero recuerda que no puedes hacer que el texto pase de una página a la siguiente. Las imágenes se pueden cambiar de tamaño, reemplazar o modificar mediante el mismo menú de clic derecho.

Características avanzadas de edición de PDF

Adobe Acrobat DC ofrece la edición de PDF más avanzada del planeta. Como todos los editores de PDF, Acrobat funciona bien con PDFs creados por aplicaciones como Word y Excel. Además, cuando añades o editas texto a un PDF, los editores de PDF pueden hacer coincidir la fuente del texto circundante, ya que esa fuente está instalada en tu sistema Windows.

Acrobat, sin embargo, realiza una asombrosa hazaña que ninguna otra aplicación se acerca. Si usas Acrobat para editar una imagen escaneada de un viejo libro o revista que usaba una fuente que no existe desde hace cien años, Acrobat te permite editar el texto de la imagen escaneada usando esa misma fuente antigua. Hace este truco realizando un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en la imagen y construyendo una fuente a partir de los caracteres que encuentra. Cuando editas el texto en el PDF, Acrobat utiliza esta fuente recién construida para que coincida con el texto circundante. En la imagen de abajo, estamos añadiendo la «A» al encabezamiento «A Tea Party». Acrobat utiliza la misma letra «A» que aparece en otra parte del encabezado.

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Editar PDFs de forma gratuita

Prometimos decirles cómo hacer algunos cambios permanentes en un PDF usando sólo herramientas gratuitas como Adobe Acrobat Reader o Preview en MacOS. En Windows, necesita instalar el BullZip PDF Printer Driver, que es gratuito para uso personal; otros drivers de impresora PDF gratuitos pueden o no funcionar. (El controlador de impresión a PDF incorporado de Microsoft no es útil para este propósito, porque no crea un PDF con capacidad de búsqueda, sólo una imagen).

En Acrobat Reader, haga sus comentarios (como líneas, cuadros de texto y resaltados) en el archivo PDF, y luego imprima el PDF en el controlador de la impresora BullZip PDF. El PDF resultante tendrá un texto que se puede buscar, igual que el original, pero los comentarios se guardarán en el PDF, y no se podrán eliminar fácilmente.

En MacOS, abre el PDF en Vista Previa y haz todos tus comentarios. En el menú Imprimir, haz clic en el botón PDF y luego en Guardar como Postscript en una ubicación conveniente. A continuación, abre ese archivo .PS en Vista previa y expórtalo de nuevo al formato PDF. El texto del PDF resultante podrá ser reconocido, pero los comentarios quedarán integrados en el documento.

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