Cómo Elegir el Proveedor de Nube Adecuado para tu Negocio

Ya sea que haya trasladado sus servidores a la nube o esté buscando algo nuevo en el mercado, esto es lo que debe buscar

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En el último siglo, las empresas que deseaban centralizar su almacenamiento de datos tuvieron que invertir en un servidor de archivos en el sitio y mantenerlo y administrarlo ellos mismos. Hoy en día, puede ahorrar una gran cantidad de dinero y simplificar los gastos generales de administración al aprovechar el almacenamiento en la nube.

De hecho, el «almacenamiento en la nube» vende menos que el servicio, ya que los proveedores de la nube de hoy ofrecen mucho más que un depósito remoto para sus datos. Hay una gran cantidad de funciones que se ofrecen para permitir que su personal comparta documentos de manera fácil y segura, así como que colabore con colegas de todo el mundo, utilizando su propia elección de dispositivo.

Mientras tanto, los servicios de sincronización garantizan que los empleados estén trabajando en las últimas versiones de los documentos, sin tener que esperar a que los archivos se descarguen a pedido. Los grandes archivos adjuntos de correo electrónico también son cosa del pasado, y la mayoría de los proveedores le permiten enviar enlaces de descarga seguros a miembros del equipo o clientes fuera de su negocio.

Desafortunadamente, hay un montón de opciones, cada una de las cuales incluye una amplia gama de funciones para compartir y colaborar. Para darle sentido a todo, hemos elaborado una guía rápida sobre qué buscar para tomar la decisión de compra correcta.

Haciendo planes

Todos los proveedores de la nube ofrecen una variedad de planes de almacenamiento, por lo que puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y a su presupuesto. Normalmente hay un nivel gratuito, pero estos invariablemente tienen restricciones de capacidad, junto con límites en el tamaño de los archivos que puede cargar. Vaya con uno de estos y es posible que se arrepienta cuando de repente descubra que los archivos cruciales no se pueden sincronizar en medio de un proyecto.

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1 & 1 HiDrive proporciona una carpeta en la nube pública para que los miembros del equipo la compartan

Un servicio de pago le dará mucho más espacio para los datos y también incluirá una consola de administración, lo que le permitirá decidir con precisión quién puede acceder a su almacenamiento en la nube y aplicar controles de acceso a nivel de archivo. La administración por niveles también es algo bueno a tener en cuenta: esto permite que los empleados seleccionados tengan algunos derechos administrativos, para que puedan administrar funciones como solicitudes de acceso, agregar nuevos usuarios y cambios de contraseña.

Por todas estas razones, le recomendamos encarecidamente que elija un servicio de pago, y los precios comienzan en unas pocas libras al mes. Si su empresa necesita trabajar con volúmenes de datos inusualmente grandes, considere pasar a un plan avanzado que proporcione almacenamiento en la nube ilimitado para todos sus usuarios. Es posible que se sorprenda de lo asequibles que son estos servicios.

Controles de costos

Hemos enfatizado el bajo costo del almacenamiento en la nube, pero aún así vale la pena sopesar sus necesidades y asegurarse de que no está comprando más gigabytes de los que necesita, es solo una pérdida de dinero.

Piense también en quién necesita acceso. El precio se basa en la cantidad de usuarios y no es necesario incluir a todos los miembros de su organización. La mayoría de los planes se pueden actualizar dinámicamente si desea agregar usuarios en el futuro, pero la degradación no siempre es tan simple: vale la pena verificar antes de registrarse.

Si elige un plan con límites por usuario en el almacenamiento en la nube, es una buena idea publicar una política sobre lo que los empleados pueden almacenar allí para evitar llenar su asignación de almacenamiento con archivos personales. Si no puede frenar su entusiasmo, elija un proveedor que pueda hacer cumplir los controles de uso de la cuenta, como las cuotas de almacenamiento.

Sobre ese tema, una advertencia: hemos visto que los planes de negocios iniciales utilizan publicidad ligeramente engañosa, lo que implica que ofrecen una cierta cantidad de almacenamiento por usuario cuando, de hecho, la cifra citada es la cantidad total de almacenamiento para toda su empresa. . Si un plan no establece específicamente que una asignación de almacenamiento es por usuario, probablemente no lo sea.

También puede ahorrar dinero si hace un compromiso más largo. Todos los proveedores aceptarán pagos mensuales, pero se ofrecen descuentos sustanciales si se suscribe a un contrato anual.

Agentes de cambio

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Los agentes de sincronización mantienen sus archivos actualizados y algunos pueden aplicar límites de ancho de banda

La sincronización de archivos en tiempo real hace que el almacenamiento en la nube sea increíblemente conveniente y que la configuración sea fácil. En la mayoría de los casos, la consola de administración se puede utilizar para enviar una invitación por correo electrónico a los usuarios, que contiene un enlace en el que pueden hacer clic para descargar un agente de sincronización y unirse a la fiesta de colaboración.

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El agente de Box Drive proporciona un fácil acceso a todos sus archivos en la nube

Sin embargo, tenga en cuenta que el proceso de registro requiere que el usuario proporcione una contraseña para su cuenta en la nube. Aquí se aplican todas las advertencias habituales: la contraseña debe ser segura y no se debe adivinar fácilmente. Los buenos proveedores ofrecen controles de administración que le permiten establecer políticas que garantizan que las contraseñas se adhieran a un formato y fortaleza específicos.

Una vez que el agente está instalado y el usuario inicia sesión, los archivos más recientes comenzarán a descargarse automáticamente en la computadora de cada usuario. Si trabaja con muchos documentos grandes, busque un agente que permita a los usuarios decidir qué se debe sincronizar automáticamente y qué debe estar en la nube. Sin embargo, tenga en cuenta que esto puede dejar al personal bloqueado si pierde el acceso a Internet por cualquier motivo. Fuimos una de las muchas empresas del Reino Unido que se vieron afectadas por una interrupción reciente del servicio de Virgin Media y no pudimos acceder a nuestros archivos en la nube durante más de cuatro horas.

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El portal de administración de Box ofrece una descripción general de todas las actividades de intercambio de archivos

Suponiendo que todo funciona bien, los servicios en la nube también proporcionan portales web personales, por lo que cada usuario puede ver sus datos, cargar o descargar archivos y compartir carpetas con los miembros del equipo. El control de versiones de archivos es una característica muy útil que permite recuperar archivos eliminados o revertirlos a una versión anterior.

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Tresorit proporciona una aplicación de escritorio enriquecida con fácil acceso a los documentos

Una última característica valiosa es la capacidad de enviar archivos grandes a otros usuarios o clientes externos simplemente creando un enlace web en el portal y enviándoselo por correo electrónico. Para mayor seguridad, busque un servicio que le permita proteger enlaces con contraseña y aplicar límites de descarga y fechas de vencimiento.

Algunos proveedores también permiten que los clientes externos envíen archivos a su repositorio en la nube por invitación, sin necesidad de sus propias credenciales.

En la Nube

Los servicios de almacenamiento en la nube empresarial brindan una gran cantidad de beneficios. Pueden ahorrarle dinero y aumentar la productividad, y muchos ofrecen integración con otras aplicaciones y servicios en la nube como Office 365.

Vale la pena señalar que el soporte móvil, aunque generalmente es bueno con aplicaciones para Android e iOS, puede variar considerablemente en términos de capacidades, por lo que vale la pena verificar cada proveedor para ver cuáles tienen las funciones que necesita.

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