Consejos de mejores prácticas para realizar el cambio a la contabilidad en línea
Muchas empresas que deben cumplir con Making Tax Digital (MTD) necesitan tomarse un tiempo para evaluar sus necesidades comerciales actuales, cómo podrían cambiar en un futuro cercano a mediano plazo y averiguar qué tecnología necesitarán cumplir.
El factor clave de MTD es trasladar las empresas, sin importar su tamaño, a alguna forma de contabilidad digital. Se considera que MTD no solo es una importante ganancia de eficiencia para las empresas interesadas, sino que también permite al gobierno racionalizar los sistemas fiscales que existen en la actualidad. En un mundo ideal, esto significaría una cuenta de impuestos en línea para cada empresa y autónomo, para una declaración de impuestos rápida y eficiente.
Sin embargo, la forma en que las empresas utilizan la TI puede variar significativamente, especialmente porque el acceso a determinadas tecnologías no siempre es posible. La adopción de MTD puede ser un desafío importante para algunas empresas, mientras que para otras requerirá poco más que unos pocos ajustes en sus sistemas existentes. Sin embargo, la gran mayoría de empresas se situará entre estos dos extremos.
Es por esto que se han emitido llamadas para retrasar el lanzamiento de MTD, que actualmente se espera que llegue en abril, algo que el gobierno del Reino Unido aparentemente ha rechazado .
Los impuestos no deberían ser gravosos
La forma en que evolucionarán los sistemas de contabilidad digital de su empresa dependerá, por supuesto, de muchos factores. Es posible que su empresa ya utilice algún tipo de software de contabilidad digital, por lo que la pregunta puede ser: ¿es necesario actualizar esta aplicación para que sea compatible con MTD?
Con una investigación de Spiceworks que revela que el 52% de las empresas todavía usan Windows XP, esto no es un buen augurio para las pequeñas empresas que mantienen actualizadas sus aplicaciones de contabilidad.
También está la cuestión de la formación y la competencia con las aplicaciones, especialmente si son nuevas para su empresa. No será posible utilizar instantáneamente ninguna de las aplicaciones basadas en la nube sin un período de capacitación. Tener esto en cuenta en su período de transición es vital.
A los propietarios de pequeñas empresas también les preocupa que su nivel de conocimiento técnico no sea lo suficientemente bueno como para evitar errores costosos al elegir nuevos sistemas de contabilidad digital.
Peter Ford, director de la industria del sector público en Pegasystems, dice que su compañía está trabajando con HMRC para desarrollar sus servicios de atención al público.
«Las soluciones digitales utilizadas por las pymes y sus agentes deben ofrecer la experiencia del cliente que les permita completar la presentación en línea sin ningún conocimiento técnico, y solo el nivel de compromiso comercial que uno esperaría de cualquier otra función obligatoria importante dentro de su organización. Sistemas que proporciona HMRC , incluidas las API, las interfaces y los servicios en línea deben ser igualmente fáciles de usar, lo que permitirá a una PYME completar la presentación digital como lo haría con cualquier otra función comercial habitual, como el pago del personal «.
El nivel actual de conocimiento técnico de su empresa determinará cuán complejo será el soporte MTD para su empresa. Las pequeñas empresas, en particular, tendrán que hacer los cambios más radicales, ya que hasta ahora pueden haber simplemente completado su propio formulario de autoevaluación de impuestos. En el mundo de MTD, pasar a un servicio de contabilidad alojado será inevitable.
Entendiendo sus objetivos
Mark Taylor, gerente técnico en el ala de Innovación Técnica del Instituto de Contadores Públicos (ICAEW), explica a IT Pro que las empresas deben evaluar sus requisitos antes de elegir un proveedor de software MTD.
«La elección de una aplicación MTD debe abordarse de la misma manera que la selección del software empresarial», explica Taylor. «Una organización debe comenzar por comprender sus objetivos comerciales, ¿qué problema está tratando de abordar? En este caso, MTD.
A continuación, se deben considerar los requisitos de tecnología. ¿Debería la aplicación estar basada en la nube? ¿Necesita admitir dispositivos móviles o necesita integrarse con una aplicación existente? Una vez que se han establecido estos requisitos, una empresa puede comenzar a buscar posibles soluciones.
Explica que algunas empresas han tenido éxito con un enfoque de cuadro de mando, en el que cada aplicación se marca con respecto a los sistemas y requisitos existentes de una empresa, y las puntuaciones totales revelan el mejor paquete general. La forma en que una empresa implementa este sistema no es importante; lo que importa es que ayuda a «formalizar el proceso de selección y brindar más seguridad de que se está seleccionando la aplicación correcta».
Al igual que con todos los movimientos de software, es casi seguro que se encontrarán trampas; sin embargo, dada la feroz competencia en el mercado que se está desarrollando antes de la fecha límite de abril, los proveedores intentarán hacer que el proceso de incorporación sea lo más simple posible.
«Los proveedores de software a menudo ofrecen versiones de prueba de sus aplicaciones de forma gratuita», explica Taylor. «La clave para hacer un uso exitoso de estas pruebas es utilizarlas con datos realistas y de manera representativa. Jugar casualmente con una aplicación no proporcionará suficiente información sobre qué tan bien se integrará en su negocio».
Acercarse a la transición a la contabilidad digital y la presentación de impuestos necesita toda la diligencia debida que usaría al elegir cualquier servicio nuevo para su negocio. Hoy, el mercado de la contabilidad basada en la nube ha seguido expandiéndose y evolucionando. A los incondicionales de la contabilidad empresarial como Sage se les han unido servicios más nuevos como FreeAgent y Crunch. Lo que todos intentan hacer es simplificar los procesos de presentación de impuestos y contabilidad que todas las empresas deben cumplir.
Como cada aplicación o servicio es diferente, un tamaño no sirve para todos. Tómese su tiempo para hablar con otras empresas de su sector. Los estudios de casos y la información de las asociaciones comerciales de su empresa a menudo pueden arrojar luz sobre las deficiencias de algunas aplicaciones o servicios que quizás no conozca. Utilice este conocimiento para asegurarse de comprar los servicios digitales adecuados para cumplir con MTD.
