Los sistemas de videoconferencia se están volviendo realmente asequibles para las pymes: aquí le mostramos cómo elegir el adecuado para usted
La comunicación y la colaboración son fundamentales para el éxito en los negocios y las videoconferencias (VC) se están convirtiendo rápidamente en una parte esencial del lugar de trabajo virtual que evoluciona rápidamente. Junto con una mayor productividad y mejores servicios al cliente, VC puede acelerar los procesos de toma de decisiones y ayudar a que los trabajadores remotos aislados vuelvan al redil.
Los enormes ahorros en los costos de viajes de negocios permitirán a las empresas recuperar fácilmente su desembolso inicial en meses. No más viajes tediosos por carretera o vuelos caros a los sitios de los clientes significa que también pueden reducir su huella de carbono.
Existe una amplia gama de aplicaciones web de VC gratuitas o de bajo costo disponibles y los precios de las soluciones para salas de conferencias son ahora lo suficientemente bajos como para hacerlas realidad para las PYMES. Esto les permite crear un eje central donde pueden realizar reuniones que reúnen presencias físicas y virtuales, lo que les permite compartir ideas, datos y presentaciones.
Servicios en sala
Las soluciones para salas de VC vienen en todas las formas y tamaños, donde los modelos de menor costo proporcionan solo los componentes de hardware de video y audio. Algunos productos deben conectarse a una computadora a través de un cable USB donde se conectan con una aplicación de VC estándar que se ejecuta en el host, como Skype for Business o Cisco WebEx.
Eso no quiere decir que sean soluciones para un solo usuario. Lejos de eso, dado que la aplicación lo admite, puede invitar a varios usuarios remotos a reuniones virtuales y compartir el video de la sala de conferencias y la transmisión de audio con ellos junto con el contenido y las presentaciones de su anfitrión y de ellos.
Debido al tamaño y peso de las cámaras y las unidades base del altavoz, la mayoría solo son adecuadas para instalaciones permanentes. Sin embargo, algunos productos conectados por USB están diseñados específicamente para ser portátiles, por lo que puede impulsar su argumento de venta llevándolos con usted y estableciendo conferencias ad-hoc con clientes potenciales y vinculándolos con el personal de ventas y soporte en la oficina central.
Tal vez desee que su sala de VC tenga una impresionante pantalla HD. No hay problema, ya que varios productos tienen salidas HDMI, lo que permite que la alimentación de video de la cámara se conecte directamente a un monitor HD o TV de su elección.
Sube el volumen
El audio es tan importante en una reunión, ya que no desea que los participantes se esfuercen por escuchar lo que dicen los demás. Las computadoras portátiles y las tabletas con parlantes y micrófonos integrados pueden estar bien para reuniones individuales, pero no serán suficientes en una gran sala de reuniones con personas esparcidas alrededor de una mesa grande.
Los productos de sala de VC profesionales tienen esto cubierto, ya que sus bases de altavoz incorporan múltiples micrófonos direccionales y altavoces grandes para bombear el sonido. Y si el volumen es demasiado bajo o alto, no querrá jugar con su aplicación para cambiarlo, así que elija aquellos con botones táctiles en su superficie para acceder fácilmente a los niveles de volumen más opciones para silenciar los micrófonos.
Descubrimos que muchos productos tienen un rango de captación de audio de hasta 20 pies, pero incluso eso puede no ser suficiente si está organizando una gran conferencia en una mesa larga. Si esto le preocupa, elija proveedores que ofrezcan unidades de micrófono / altavoz satelitales opcionales que se puedan conectar al altavoz principal para ampliar el alcance a pedido. Otras características que agregan versatilidad son la compatibilidad con Bluetooth y NFC, lo que permite a los usuarios conectar sus teléfonos móviles al altavoz y realizar llamadas con manos libres.
El ruido de fondo, como el tráfico, los portazos, los pasos en el pasillo o el personal en las oficinas adyacentes también pueden ser un problema, así que busque sistemas que tengan funciones de reducción de ruido. El Trio 8800 de Polycom, por ejemplo, emplea micrófonos cardioides triples que reducen la captación lateral y trasera, mientras que su tecnología NoiseBlock elimina los molestos ruidos de fondo.
Blues de ancho de banda
La videoconferencia no es tan sensible a las condiciones de la red como la Voz sobre IP (VoIP), pero aún necesitará mucho ancho de banda para transmitir video HD. Vale la pena hacerlo bien, ya que si sus usuarios no están contentos con la calidad, simplemente dejarán de usarla y volverán a los métodos de comunicación anteriores.
Para una sola transmisión de 1080p a 30 fps, recomendamos alrededor de 1-2 Mbits / seg y preferiblemente 4-6 Mbits / seg. Para una mayor estabilidad, utilice una conexión de red por cable para el sistema de la sala de conferencias y no lo conecte de forma inalámbrica.
Los participantes que se unen a una reunión de VC también deben asegurarse de tener una conexión de red de buena calidad y, para resaltar esto, conectamos una Macbook a una reunión de Lifesize a través de una señal inalámbrica débil de un AP en el siguiente piso. La transmisión de video de 1080p fue demasiado para ella: la calidad era pésima y la aplicación Lifesize cortó la conexión de nuestra reunión en 10 segundos.
Estar preparado
VC es una gran ayuda para los negocios, pero si lo hace mal, puede demostrar que usted y su empresa no son profesionales. El mismo mantra para las entrevistas se aplica igualmente a las videoconferencias que está organizando: esté preparado.
Llegue temprano y asegúrese de que todo esté conectado, funcione y sea accesible, especialmente si se trata de una reunión con un cliente. Tenga cuidado con la ubicación de la cámara y asegúrese de que solo muestre lo que desea que vean los participantes.
No se siente frente a una ventana iluminada por el sol, ya que la mayoría de las cámaras no pueden soportar los niveles elevados de luz y pueden dejarlo en silueta. Incluso elija su ropa con cuidado, ya que los colores brillantes y los patrones geniales simplemente distraen.
Y cuando su sala de VC sea un éxito, todos querrán usarla, así que asegúrese de implementar un sistema de reserva para evitar conflictos e interrupciones. Ahora que los precios son muy asequibles para las PYMES, existen excelentes soluciones de VC para elegir, así que vea cuál se adapta mejor a su lugar de trabajo virtual.
Este artículo apareció originalmente en el número 275 de PC Pro
