Si está organizando una gran cantidad de datos, las hojas de cálculo son una excelente manera de realizar un seguimiento de ellos. Son fáciles de editar, se pueden respaldar y tienen funciones automatizadas que avergüenzan a las calculadoras físicas. A veces, sin embargo, necesita algo más que una mesa; necesita sus datos para responder preguntas importantes que pueda tener al respecto. Aquí es donde entra en juego una tabla dinámica en Excel.
¿Qué son las «tablas dinámicas»?
Desafortunadamente, el nombre por sí solo no revela cuán útiles son las tablas dinámicas. Entonces, ¿qué son las tablas dinámicas y por qué son útiles?
Una tabla dinámica en Excel es una instancia separada de una tabla que ya ha configurado. La idea detrás de las tablas dinámicas es que puede seleccionar cómo se muestran los datos sin tocar la «tabla principal». Puede ordenar, contar los totales y verificar las sumas más altas en esta instancia separada sin tener que perder el tiempo con los datos reales. Esto lo convierte en una herramienta muy útil para analizar datos sobre la marcha.
Configurar una tabla dinámica
Para este ejemplo, echemos un vistazo a algunos datos de un servicio de entrega de pizzas. Esta pequeña cadena tiene tres repartidores: Bob, Gregory y Sally. La tabla registra cada vez que hacen una entrega, cuánto fue la entrega y cuántos artículos había en cada entrega. También enumera a cuál de las tres ciudades cercanas se realizó la entrega: Alderfield, Basthead y Carringtown.
Esta es una tabla muy simple, pero que responde preguntas como «W¿Qué repartidor entregó la mayor cantidad de artículos?» y W¿Qué ciudad pagó más dinero?”Son un poco difíciles de responder con solo mirarlo. En lugar de contar con los dedos o editar la tabla, podemos usar una tabla dinámica aquí para encontrar información.
Para hacer una tabla dinámica en Excel, primero resaltamos toda la tabla, luego vamos a «Insertar» y hacemos clic en «Tabla dinámica».
Aparecerá una ventana. Básicamente, todo lo que esto nos pide es un rango de datos (que ya configuramos) y dónde nos gustaría la tabla. Por el bien de este ejemplo, crearemos la tabla en una nueva hoja para separarla de la tabla principal.
Usando la tabla dinámica
Mesa basica
Ahora tenemos nuestra mesa lista para usar en una nueva hoja, ¡pero no está haciendo nada particularmente emocionante!
Sin embargo, si hacemos clic en la propia tabla, aparecerán algunas opciones. Aquí es donde podemos personalizar y experimentar con los campos de datos para poder analizar mejor los datos que tenemos.
En primer lugar, démosle a esta tabla dinámica una pregunta muy sencilla: «¿Quién entregó la mayor cantidad de artículos?» Para responder a esto, solo necesitamos dos datos: el nombre del repartidor y la cantidad de artículos que entregó. Por lo tanto, en la barra lateral de la tabla dinámica, seleccionaremos «Nombre del repartidor» y «Elementos entregados».
Si miramos la tabla nuevamente, podemos ver que se ha ordenado cuidadosamente en una tabla basada en nuestra entrada. ¡Podemos ver en ella que Sandy tuvo más dificultades para hacer sus entregas!
Tabla avanzada
Es posible que haya notado que en la parte inferior de la tabla dinámica las opciones son cuatro casillas: filtros, columnas, filas y valores. Aquí es donde podemos personalizar dónde aparece cada campo en la tabla. Por ahora, veamos cada barra de cuadro que han creado los «filtros». Cuando hicimos clic en los botones de arriba, Excel puso «Nombre del repartidor» en el cuadro de filas y «Artículos entregados» en el cuadro de valores. Esto luego creó la tabla que vimos arriba.
Podemos personalizar manualmente dónde aparece cada valor haciendo clic y arrastrándolos al cuadro correspondiente. Por ejemplo, respondamos la pregunta «H¿Cuánto pagó colectivamente cada pueblo por sus entregas y quién recibió el pago más alto?«
Necesitamos tres datos para esto: los nombres, las ciudades y el costo. Podemos configurar esta tabla activando el campo de nombres y arrastrándolo al cuadro de filas, activando el campo de ciudad y arrastrándolo al cuadro de columnas, luego activando el campo de pago y arrastrándolo al cuadro de valores.
Cuando miramos la tabla, vemos lo siguiente.
A partir de esto, podemos ver fácilmente que el que más gastaba era Basthead, y el que más ganaba era Sandy. También podemos ver que ganamos $ 334 en total de todas las entregas.
Tabla avanzada con filtros
Ahora intentemos aplicar un filtro. Los filtros nos brindan una forma de seleccionar qué datos presenta la tabla, en función de la variable que establezcamos en la categoría de filtro. Configurémoslo para que tengamos un desglose de los datos por ciudad. Ponemos los nombres en las filas, el pago y los artículos entregados en valores y las ciudades en el cuadro de filtro.
Ahora, la tabla nos permite filtrar los datos por cada ciudad, para que podamos ver los detalles más finos sobre cómo le está yendo a cada ciudad.
Mesas a medida
Cuando quiera hacer preguntas sobre sus datos, ¡no necesita examinarlos manualmente! Las tablas dinámicas facilitan el análisis de sus hojas de cálculo y se pueden personalizar sobre la marcha para obtener información importante de sus datos.
¿Crees que las tablas dinámicas ayudarán a tu productividad? ¡Háznoslo saber a continuación!