Cómo Mejorar la Colaboración en tu Negocio

Los equipos pueden trabajar juntos desde cualquier lugar y en cualquier momento con la tecnología y las prácticas adecuadas implementadas.

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En los negocios, la colaboración solía significar un equipo en una oficina a la vez. Ya no. Las nuevas prácticas laborales permiten a los trabajadores trabajar de forma remota, ya sea desde casa, en un espacio de trabajo compartido o mientras están de viaje. En algunas empresas, esto incluso se está convirtiendo en la norma, con una fuerza laboral altamente distribuida donde todos los equipos trabajan de forma remota y rara vez se reúnen físicamente.

Es un cambio habilitado por la tecnología; por tecnología móvil que le brinda el rendimiento de una PC de escritorio en un paquete que se desliza en una mochila y pesa menos de 2 kg; por banda ancha ubicua, redes públicas de Wi-Fi y comunicaciones móviles 4G de alta velocidad y pronto 5G. Es un cambio respaldado por enlaces VPN a los recursos de la empresa, las herramientas en línea y el pegamento que lo mantiene todo junto en la nube. Cuando tiene las aplicaciones y los datos que necesita, accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento en casi cualquier dispositivo, su ubicación física se vuelve casi irrelevante.

Esto encaja perfectamente con el cambio a prácticas de trabajo flexibles y ágiles. En 2017, era probable que más de la mitad de las organizaciones del Reino Unido hubieran adoptado políticas de trabajo flexibles, según un informe de la Work Foundation en la Universidad de Lancaster, y más del 70% las adoptaría para 2020.

Al permitir que los empleados trabajen en la oficina o en el hogar, en el lugar y, en algunos casos, en los momentos en que pueden ser más productivos, las empresas han encontrado beneficios tangibles en términos de felicidad, retención y rendimiento de los empleados. Las prácticas de trabajo ágiles amplían el concepto aún más, vinculando el trabajo flexible a nuevas formas de hacer negocios, donde se trata menos de dónde y cuándo trabaja que de lo que entrega. El trabajo ágil puede ayudar a las empresas a llevar su negocio al cliente, hacerlo más receptivo y construir una cultura de innovación.

Pero, ¿qué significa esto para el trabajo en equipo? Por un lado, estas nuevas prácticas de trabajo son excelentes para el trabajo en equipo, desglosando las divisiones geográficas y departamentales, de modo que los equipos se unan para cumplir ciertos objetivos, independientemente de dónde se encuentren. No importa dónde estemos o a quién le informemos, estamos todos juntos en esto. Sin embargo, el aislamiento puede ser un desafío, al igual que el seguimiento de las tareas, el trabajo conjunto en las etapas de un proyecto o el intercambio de ideas y comentarios con el equipo. A veces, es difícil sentirse como si estuviera trabajando en equipo cuando está sentado solo en su escritorio, sin nadie a mano para revisar lo que está haciendo o intercambiar ideas.

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Hacer frente a estos desafíos implica un cóctel de tecnologías y servicios. Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube como Asana o Trello facilitan a los equipos el seguimiento del progreso de un proyecto y la asignación y programación de tareas. Las plataformas de mensajería como Cisco Webex Teams pueden ayudar a los trabajadores de un equipo a comunicarse y compartir ideas de una manera más abierta, inmediata y receptiva que el correo electrónico, con funciones de búsqueda que lo ayudan a encontrar una referencia o un debate sin tener que atravesar una gran cantidad de hilos de correo electrónico. .

Mientras tanto, las plataformas de productividad como Office 365 y Google Docs permiten a varios trabajadores remotos editar, revisar y comentar el mismo documento al mismo tiempo. El almacenamiento basado en la nube y los paneles de Business Intelligence ponen la información que necesita para tomar decisiones al alcance de su mano, esté donde esté.

Con estas herramientas básicas a su disposición, puede luchar contra el aislamiento, de modo que los empleados nunca se sientan desconectados de sus colegas, ya sea que estén trabajando en la oficina o no. Además, tienen las herramientas para colaborar de manera efectiva, de modo que pueden compartir un documento o página web con la misma facilidad con la que podrían pasar el mismo documento en papel o pedirle al colega que se acerque y mire lo que tienen. apareció en pantalla.

Eso es genial, pero la colaboración real significa llevar las cosas a otro nivel, haciendo que trabajar con colegas remotos sea tan natural e intuitivo como trabajar bajo el mismo techo. Las aplicaciones de comunicaciones unificadas, como Cisco Jabber, combinan mensajería instantánea, llamadas de voz y video, uso compartido de escritorio y conferencias de audio y / o video. Esto le brinda la velocidad y la inmediatez de la mensajería instantánea, con una experiencia más informal y amigable que le devuelve algo de la sensación de charlar en la oficina. Y cuando necesite más, puede iniciar una llamada de voz o videollamada, casi al instante, para hablar sobre las cosas. A partir de ahí, tiene la opción de expandirse a una conferencia con uso compartido completo del escritorio para mostrar exactamente en qué está trabajando. Los trabajadores remotos pueden unirse desde su computadora portátil, teléfono o tableta, lo que hace que estas herramientas sean perfectas para un trabajo flexible.

Las reuniones virtuales regulares son otra gran idea, ya que reúnen a los trabajadores para hablar sobre el progreso, solucionar problemas y, a veces, simplemente recordarles a todos que no están solos. Aquí, los servicios como Cisco Webex Teams simplifican las reuniones de voz y video en línea que involucran a trabajadores en la oficina, trabajadores remotos, socios y consultores externos.

Las empresas también pueden brindar a sus trabajadores no solo los medios para colaborar, sino un espacio virtual productivo en el que hacerlo. Cisco Webex Teams, por ejemplo, brinda a los equipos un espacio seguro en el que pueden compartir archivos y pizarras en línea y enviar mensajes, nuevamente con reuniones integradas de voz y video o llamadas de varias personas. La ventaja es que no hay necesidad de cambiar de una plataforma o herramienta a otra cuando llega el momento de moverse por la mesa virtual; todas las funciones necesarias ya están integradas y estos servicios están diseñados para funcionar sin problemas con Microsoft Office y otras herramientas de productividad populares.

Estas herramientas de colaboración funcionan en la nube, utilizando los dispositivos que los trabajadores ya tienen a mano. Sin embargo, las empresas pueden hacer que la oficina esté más abierta a la colaboración si implementan alguna tecnología internamente. Los kits de sala de Cisco Webex pueden equipar una sala de reuniones con todas las cámaras, pantallas, altavoces y micrófonos necesarios para conectar a los trabajadores que operan dentro y fuera de la oficina en una experiencia de reunión perfecta y de alta tecnología utilizando solo un par de unidades elegantes y fáciles de instalar .

La tecnología está ahí para potenciar la colaboración real, sin importar dónde o cuándo trabajen los miembros individuales de un equipo, y sin importar en qué dispositivo estén trabajando. Y no solo hace que los trabajadores sean más felices y productivos, sino que también permite que las empresas sean más ágiles.

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