No importa en qué etapa se encuentre la estrategia de respaldo de su organización, siempre hay espacio para mejorar
Es fácil pensar en la copia de seguridad como simplemente almacenar copias de sus datos y archivos. Si bien este es un factor clave, también es importante considerar qué sucede cuando estos datos deben restaurarse y accederse a ellos en el futuro.
Debido a su tamaño y potencia, las empresas y corporaciones más grandes suelen tener un sistema de respaldo eficiente que se adapta a sus necesidades específicas. Sin embargo, las empresas más pequeñas e incluso medianas a veces pueden quedarse atrás y tener dificultades para encontrar el tiempo para implementar una estrategia de respaldo óptima, especialmente con la tecnología en constante cambio.
Aquí hay algunos consejos para impulsar su respaldo, sea cual sea la etapa en la que se encuentre la estrategia de su organización.
Priorice la eficiencia de las copias de seguridad
El tiempo de restauración de archivos lento suele ser un signo revelador de la ineficacia de la copia de seguridad. A menudo, el problema radica en haber implementado una solución que no satisface las necesidades exactas de la empresa o tener un plan que carece de los detalles y la granularidad necesarios para una eficiencia óptima.
Por lo tanto, es importante cambiar a un proceso de recuperación que no se base simplemente en poner todo en funcionamiento, independientemente de las complejidades del sistema. En cambio, es mejor elaborar un plan más detallado y sofisticado en torno a sistemas, aplicaciones y datos específicos, que luego ayudarán a que el negocio vuelva a funcionar de manera rápida y eficiente.
Un producto de respaldo que se integre directamente en estos sistemas existentes ayudará enormemente al proceso, ya que cada punto de integración ayuda a mejorar la eficiencia, la organización y, en última instancia, la productividad.
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Ser predecible
El uso de procesos de copia de seguridad consistentes y las pruebas con frecuencia mediante un procedimiento de prueba estándar le dará la tranquilidad de que las copias de seguridad se han ejecutado y probado correctamente. Esto significará muchos menos problemas en caso de que surja una situación de recuperación.
Tener procesos documentados que se puedan repetir fácilmente en toda su empresa reducirá el tiempo de respuesta, reducirá los costos de soporte y, en última instancia, minimizará el tiempo de inactividad.
Seguir la regla de respaldo 3-2-1 es un buen enfoque: mantener al menos tres copias de un conjunto de datos, almacenar copias de respaldo en al menos dos medios diferentes y mantener una de las copias de respaldo fuera del sitio.
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Piense en la copia de seguridad como una práctica diaria
En una encuesta de Solarwinds MSP, el 32% de los encuestados admitió no realizar copias de seguridad diarias. Sin embargo, en caso de un accidente grave, se podrían perder días o semanas de datos.
La copia de seguridad no es solo copias adicionales de datos. El verdadero objetivo es la recuperación ante desastres. Si las copias de seguridad se realizan con regularidad, reducirá drásticamente los tiempos de recuperación en caso de un incidente, ya que será más fácil localizar exactamente qué copia de seguridad abordará el incidente de pérdida de datos.
El tema subyacente es cambiar la forma en que su empresa se acerca a las copias de seguridad. Mediante el uso de ofertas de servicios simples y estructuradas, la ejecución de trabajos de respaldo repetibles y consistentes y el uso de soluciones integradas, puede realizar mejoras significativas en los procesos de respaldo de su organización.
No asuma que está cubierto
Las organizaciones utilizan cada vez más las suites de productividad SaaS, como Office 355 y Google Drive, para administrar sus flujos de trabajo. Si bien estas aplicaciones ofrecen una variedad de beneficios, desde la colaboración hasta el aumento de la eficiencia, albergan un secreto: no hacen copias de seguridad de sus datos, lo que va en contra de la suposición común de que lo tienen cubierto.
Los proveedores de la nube pueden proteger los datos hasta cierto punto. Los problemas que ocurren de su lado, como fallas de disco o desastres naturales, están cubiertos, pero no pueden ayudar con los problemas del lado de los clientes. Los ataques o eliminaciones de ransomware por parte de los empleados (ya sea de forma accidental o maliciosa) no se tienen en cuenta, lo que significa que la restauración de datos sería muy difícil.
Como plataformas, las suites de productividad son generalmente seguras. Pero aún así, vale la pena buscar una copia de seguridad adicional, ya que a menudo se descubre que sus especificaciones de copia de seguridad faltan en comparación con los requisitos de la mayoría de las organizaciones. Por ejemplo, Office 365 solo opera un período de retención de 14 días, con Microsoft SharePoint Online solo se realiza una copia de seguridad cada 12 horas, lo que crea una ventana enorme para posibles pérdidas.
Definitivamente vale la pena tomarse el tiempo de hacer copias de seguridad en sus propias manos, al menos hasta cierto punto. Hacer una copia de seguridad de las segundas copias de los datos de la nube localmente permitiría una restauración eficiente en caso de que ocurra un incidente de su parte. También ayudaría a alinear el negocio con las regulaciones de cumplimiento e internalizaría el control en un panorama digital cada vez más impredecible.
Manténgase actualizado con los cambios en la tecnología de respaldo
La copia de seguridad no es una idea nueva, pero el peligro de que sea un proceso familiar es que es fácil dar las cosas por sentado. Pero incluso tecnologías tan conocidas como el respaldo continúan avanzando, y las formas de hacerlo son mejores, más fáciles, más rápidas y menos costosas. Un ejemplo son las soluciones de respaldo en la nube, que se están convirtiendo en una forma rentable de almacenar copias de datos fuera del sitio y reducir los requisitos de almacenamiento local.
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Determinar qué necesita ahorrar
En un mundo ideal, una estrategia de respaldo cubriría todo, desde grandes cantidades de datos hasta bytes ocultos debajo del software; sin embargo, para muchas organizaciones esto no es realista.
Crear y mantener segundas copias de todo puede tener un costo exorbitante e innecesario. Por ejemplo, los discos duros generalmente se llenan principalmente con el sistema operativo y los archivos de programa, ninguno de los cuales necesita ser respaldado, ya que se pueden reinstalar desde otras fuentes. Si la estrategia de respaldo de una organización no estuviera diseñada para excluir tales tipos de datos, el volumen de datos respaldados se dispararía por las nubes, trayendo consigo un precio más alto.
Para mejorar una estrategia de copia de seguridad, los datos, las carpetas y los archivos deben examinarse, a medida que las organizaciones deciden qué pueden permitirse perder. Como punto de partida, los archivos de base de datos y de contabilidad suelen ser los activos comerciales más críticos, y es una buena práctica hacer una copia de seguridad de estos archivos antes y después de cualquier uso significativo. Otros archivos principales, como carpetas guardadas en ‘Documentos’ y datos de correo electrónico, también deben respaldarse semanalmente. Sin embargo, más allá de esto, la duración de una estrategia de respaldo debe determinarse caso por caso.
Al decidir qué es esencial para las operaciones comerciales, conviene tener en cuenta que un menor volumen de segundas copias también mejoraría la velocidad de recuperación y restauración.
