Cómo Organizar una Conferencia Virtual Exitosa

Las empresas comparten sus conocimientos, experiencias, lo que se debe y no se debe hacer a medida que pasaron de los eventos físicos a los digitales.

shutterstock video conference videoconference virtual eventHombre asistiendo a una conferencia virtual

Se siente como hace toda una vida desde que el Mobile World Congress (MWC), uno de los eventos más importantes del calendario tecnológico, fue cancelado justo cuando la crisis del coronavirus comenzaba a escalar. Avanzando hasta el día de hoy, la perspectiva de que se produzcan grandes eventos de su estatura es impensable, y las empresas posponen o cancelan los suyos.

Muchos, en cambio, se han orientado a organizar sus eventos de forma digital, probando formas de involucrar a socios y clientes en línea. Esto también se aplica a IT Pro con el lanzamiento de IT Pro Live , un programa de cinco días de conferencias magistrales, paneles de discusión y preguntas y respuestas que se celebrará entre el 22 y el 26 de junio. Por supuesto, organizar un evento virtual es muy diferente de organizar uno físico e incluso los gerentes de eventos más experimentados enfrentan trampas. Con este espíritu, hemos recopilado una guía para las empresas que esperan lanzar sus propios eventos virtuales en las próximas semanas, meses o incluso años.

No es un reemplazo igual a igual

Organizar un evento digital es un escenario propicio para la experimentación. Microsoft, por ejemplo, lanzó más de 50 productos en su primera conferencia virtual Build , que, como IT Pro Live , tuvo lugar en el transcurso de una semana. Google Cloud Next 2020, por otro lado, se alojará un día a la semana durante nueve semanas, a partir del 14 de julio. Como tal, está claro que los eventos virtuales no pueden tratarse como un reemplazo igual para las conferencias en persona.

“El desafío es que estas conferencias son eventos multifacéticos que son difíciles de realizar a través de una ventana virtual”, dice a IT Pro el vicepresidente de nCipher, Peter Carlisle . En la experiencia de Carlisle, ciertos elementos de una conferencia física no se pueden reproducir, lo que puede resultar un desafío. Estos varían desde compartir historias en entornos informales, como durante una comida, hasta sumergirse en el bullicio generado por miles de asistentes que se lanzan por la sala de conferencias. La firma de ciberseguridad adoptó un formato diferente para su reciente lanzamiento de ventas virtual, entregando contenido diariamente durante nueve días hábiles consecutivos. Las sesiones duraron de 60 a 90 minutos, con tres de los cuatro temas presentados en piezas con un promedio de 20 minutos cada una.

Sin embargo, la organización de eventos virtuales tiene beneficios, según la gerente de conferencias de Imperial College Business School, Megan Taylor-Silva. La universidad organizó recientemente en línea su quinta Conferencia de Negocios Imperial anual, que se centró en la sostenibilidad e invitó a oradores de Sainsbury’s, Microsoft, Google y BlackRock.

“Atrás quedaron los días en los que un mal servicio de catering o un intruso podían arruinar su evento”, explica Taylor-Silva. «En lugar de dedicar tiempo a elegir el muffin sin gluten adecuado, tendrá más tiempo para perfeccionar el contenido de su evento, establecer relaciones con sus oradores y convertir a los inscritos».

Colocando los bloques de construcción en su lugar

La planificación es quizás el elemento más crucial. Uno de los mayores errores que pueden cometer las empresas, explica el fundador y CEO de Virtual Event Company, John Saunders, es no apreciar la diferencia entre planificar un evento virtual y físico, con diferentes escalas de tiempo, disciplinas y tecnologías involucradas.

“La mayoría de las veces, las empresas se han comprometido con un software del que no conocen todas sus capacidades, por lo tanto, es fundamental disponer de tiempo suficiente para planificar su evento. Durante este período de planificación, es fundamental que la tecnología y la potencia del Wi-Fi se prueben para evitar un sonido deficiente u otros problemas durante el día ”, dice. “Se debe instruir a los oradores sobre cómo interactuar con las personas en línea y dirigirse a su audiencia a través de una cámara. Es una habilidad diferente a los eventos de escenario físico y practicar en línea antes del gran evento es importante para garantizar que se logre el compromiso «.

Es importante probar los sistemas, ejecutar experimentos y probar diferentes escenarios. Alinear las opciones de respaldo en caso de que las cosas salgan mal también garantizaría una continuidad perfecta en el peor de los casos. Incluso antes de que los sistemas estén en su lugar, también es clave asegurarse de que su organización utilice la tecnología adecuada. Por lo tanto, puede ser útil ver qué están usando sus competidores y con qué están familiarizados sus asistentes, agrega Taylor-Silva de Imperial College Business School. Esto además de garantizar que estos sistemas funcionen con las plataformas existentes de la empresa.

“No asuma que todos se sienten cómodos con la tecnología”, explica. “Informar a los oradores con anticipación y asegurarse de que sepan cómo usar su plataforma de eventos es increíblemente importante. Asegúrese de que los oradores tengan una conexión a Internet estable y un buen micrófono, esto podría hacer o deshacer su evento «.

Sistemas y software

Desde videoconferencias hasta servicios de transmisión, las organizaciones pueden adoptar una variedad de plataformas. Virtual Event Company de John Saunders, por ejemplo, lanzó recientemente su centro digital para que las empresas planifiquen y organicen eventos digitales, incluso equipado con renderizado 3D al estilo Second Life. Si bien la compra de plataformas llamativas puede resultar atractiva para muchos, según la experiencia de Saunders, no comprender completamente las tecnologías que se utilizan es un error común.

«A medida que las empresas navegan por este nuevo mundo a través de nuevas soluciones tecnológicas, pueden elegir una plataforma que no resuene con su marca o audiencia, o elegir una que no parezca profesional en aras del costo», le dice a IT Pro . «Es fundamental tomarse el tiempo para investigar la mejor solución digital para su evento».

La plataforma de rendimiento de la base de datos Percona, por ejemplo, utilizó una variedad de plataformas simples para su evento virtual de 24 horas el mes pasado, luego de que fracasaran los planes para albergar Percona Live Austin 2020. Zoom se utilizó como la principal plataforma de alojamiento para permitir a los organizadores transmitir directamente a los asistentes, mientras que el evento también se transmitió en vivo a YouTube, Twitch y Facebook Live. La plataforma de colaboración en el lugar de trabajo Slack se reformuló para que sirva como punto central de contacto para los asistentes a la conferencia.

Para el gerente de eventos globales de Percona, Bronwyn Campbell, la clave del éxito fue mantenerlo simple. “Al no complicar demasiado las cosas con soluciones de transmisión sofisticadas o demasiadas opciones de transmisión” , explica en una publicación de blog , “nos permitió hacerlo más fácil de administrar, pero muy efectivo y con un amplio alcance”.

Catering para la ocasión

La experiencia diferirá enormemente de la de asistir a un evento en persona, no solo en la forma en que se consume el contenido, sino en cuándo. Organizar un evento en línea significa que puede atender más fácilmente a audiencias de todo el mundo, pero esto significa asegurarse de que su evento sea lo más accesible posible. IT Pro Live , por ejemplo, se transmitirá entre la 1:30 pm y las 6:30 pm BST, que también coincide con la jornada laboral en Europa, Oriente Medio y la mayor parte de las Américas. La incorporación de sesiones bajo demanda también significa que las personas pueden acceder al contenido como y cuando les conviene.

La compañía de bases de datos Redis Labs organizó su conferencia anual RedisConf virtualmente este año, y la compañía cuenta con cuatro veces el número promedio de asistentes. El CMO de la empresa, Howard Ting, explica que la experiencia le ha dado a Redis una idea de qué tipo de eventos funcionan mejor en línea y qué no necesariamente se traduce bien en un formato virtual.

“Su evento ahora es más accesible ya que está disponible para los asistentes de todo el mundo sin la carga de viajar”, ​​dice Ting a IT Pro . “Junto con eso, su grupo de altavoces acaba de expandirse. También descubrimos que, en general, los eventos virtuales eran más baratos de realizar, ya que no se administran lugares ni hoteles «.

“Descubrimos que los asistentes apreciaron los formatos de entrevistas en vivo que estaban un poco desestructurados, como las charlas junto a la chimenea. Las conversaciones orgánicas que ocurrieron en estas entrevistas impulsaron el compromiso porque se sentían más auténticas y personales ”, explica. “Otra herramienta para mantener el interés es escalonar las caídas de contenido a lo largo del día o hacer que varios elementos estén disponibles en diferentes momentos; por ejemplo, hicimos que las sesiones de capacitación estuvieran disponibles solo el segundo día, pero las retiramos la noche anterior para que los asistentes en India pudieran acceder ellos durante su mañana «.

Uno de los desafíos clave, después de que su evento despegue, es mantener el interés entre los asistentes a la conferencia durante todo el programa. Después de todo, es mucho más fácil desconectarse y desconectarse que si hubiera reservado vuelos, habitaciones de hotel y tuviera que caminar físicamente entre sesiones de conferencia.

Los organizadores pueden impulsar la participación de varias formas, desde encuestas regulares hasta preguntas y respuestas. Uno de los métodos clave que lanzó Taylor-Silva de Imperial fue asegurarse de que los oradores se dirigieran a la audiencia durante todo el evento y reconocieran su presencia. Los organizadores también pueden considerar la posibilidad de designar un anfitrión visible del evento que guíe a los asistentes a lo largo del día, ofreciéndoles un elemento de coherencia y, al mismo tiempo, les dé a los productores un único punto de contacto con el que comunicarse con el fin de controlar el tiempo.

Howard Ting de Redis Labs, mientras tanto, ideó un enfoque alternativo, con la empresa construyendo un sistema de gamificación que recompensaba el compromiso. “Aquellos que asistieron a más sesiones, hicieron más preguntas y visitaron más áreas del entorno fueron recompensados. Tuvimos pequeños huevos de Pascua durante toda la conferencia que contribuyeron a la profundidad del evento; por ejemplo, vinculamos el entorno con la hora local del asistente, de modo que si los asistentes estaban de visita durante la noche, el entorno se transformó en modo oscuro «.

Los errores menores pueden ser inevitables

Organizar un evento virtual exitoso no será fácil de lograr para ninguna empresa, particularmente dada la variación en la estructura, los estilos de contenido e incluso las tecnologías que los impulsan. También es importante tener en cuenta que el concepto también será nuevo para el público, por lo que hacer las cosas mal será perdonable hasta cierto punto.

Este es un período de prueba y error para muchos, e inevitablemente habrá cosas que desearía haber hecho de manera diferente después del hecho. Bronwyn Campbell de Percona, por ejemplo, dice que desearía que su evento presentara charlas más cortas en algunos casos y que se mantuviera en una sola pista de eventos en lugar de un complejo programa multipista, ya que corre el riesgo de que la audiencia disminuya, al tiempo que dificulta las cosas. gestionar. Sin embargo, la clave para cualquier organización radicará en una planificación rigurosa, pruebas suficientes de las tecnologías subyacentes y el diseño de formas de mantener a las audiencias comprometidas durante la duración de la agenda.

IT Pro Live se llevará a cabo durante cinco días, del 22 al 26 de junio, con una variedad de sesiones de panel, preguntas y respuestas y mesas redondas. Puede consultar la agenda y registrarse para obtener su entrada gratuita ahora.

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