¿Qué servicios están disponibles y cómo interactúan con HMRC?
En la primera parte de esta serie de tres partes, definimos qué es Making Tax Digital (MTD) y a quién afectará. A medida que se acerca rápidamente la fecha límite de abril para las empresas registradas con IVA, es importante comprender cómo necesitará cambiar el enfoque de su empresa para el mantenimiento de registros financieros y cómo los sistemas de cuentas alojadas han evolucionado para enfrentar los desafíos de MTD.
La prueba clave que enfrenta su empresa antes de MTD es asegurarse de que su sistema de contabilidad permita que su declaración de impuestos se envíe digitalmente a HMRC. Actualmente, HMRC no proporciona sus propias aplicaciones de software ni complementos para las aplicaciones o servicios de contabilidad digital más populares. Depende de usted ubicar y configurar un sistema de contabilidad digital que funcione para su negocio y respalde las necesidades de MTD.
Lo que ofrece HMRC es una interfaz de programación de aplicaciones (API) que se puede utilizar para conectar aplicaciones de contabilidad a los sistemas de HMRC. La API toma sus cuentas de cualquier sistema que haya elegido y conecta su declaración de impuestos a los servidores de HMRC. HMRC ha estado probando su API con una variedad de proveedores de software para que la transición sea lo más fluida posible; una lista de proveedores probados está disponible aquí .
Además, necesitará una cuenta en Government Gateway . Gateway es su cuenta de impuestos en línea con HMRC. Debe configurar su cuenta con una contraseña de la misma manera que ya utiliza la banca en línea.
Minimizar la interrupción
Para la mayoría de las pequeñas empresas, pasar a una aplicación de contabilidad alojada que sea compatible con MTD debería ser sencillo si es metódico en su enfoque. Hablar con su contador es un primer paso vital para obtener sus conocimientos y consejos sobre qué servicio es adecuado para su negocio.
Desafortunadamente, las empresas que administran sus cuentas y asuntos fiscales con un sistema manual serán las más afectadas por el cambio.
«A las empresas no suele gustarles el cambio, ya que temen que los nuevos procesos provoquen tiempos de inactividad», afirma James Foster, director comercial del grupo en Nixon Williams. «La fecha límite de 2020 para MTD ciertamente ha llevado a muchos contratistas a mirar más de cerca la transición, lo que puede ser un desafío, particularmente para aquellos propietarios de negocios que han tenido el mismo enfoque de cuentas en papel durante más de 10, 20 o 30 años. «
La medida en que su empresa adopte la tecnología para cumplir con los requisitos de MTD dependerá de su uso actual de las aplicaciones de contabilidad o de los servicios alojados, y de la complejidad de sus cuentas y asuntos fiscales.
Sin embargo, incluso un vistazo rápido a la lista de proveedores y desarrolladores de software que ha probado HMRC puede resultar abrumador. ¿Qué servicio eliges para tu negocio? son todos iguales? Además, ¿podrían las aplicaciones puente ser una forma más fácil de cumplir con MTD?
Las empresas enfrentan un desafío desde el principio
Androulla Soteri, directora de impuestos de MHA MacIntyre Hudson, le dice a IT Pro que es en esta etapa inicial de la toma de decisiones donde las empresas pueden esperar que ocurra la mayor parte de la interrupción.
«El software basado en la nube es generalmente relativamente fácil de usar. Está diseñado para ser fácil de usar», explica. «Un poco como la declaración de impuestos de autoevaluación fue diseñada para que el contribuyente pudiera completarla sin requerir la contratación de los servicios de un profesional de impuestos; lo mismo se aplica aquí.
«El tema inicialmente será el miedo a lo desconocido: ‘No lo entiendo; por lo tanto, será imposible para mí lidiar con él’, es la visión general que adoptan muchos empresarios. No es cierto. Con un poco de educación, las empresas pueden volverse bastante competentes, muy rápidamente, en sus presentaciones trimestrales bajo MTD «.
Por supuesto, todos los desarrolladores de aplicaciones de contabilidad están trabajando duro para garantizar que sus sistemas sean totalmente compatibles con MTD para sus clientes. Lo que podría ser un problema son las diversas versiones de software que se están utilizando. Muchas pequeñas empresas pueden haber instalado aplicaciones que tienen varias versiones desactualizadas. Es probable que se necesite una actualización inmediata para garantizar que sus aplicaciones sean compatibles con MTD.
«En términos generales, muchas empresas implementan nuevas tecnologías que tienen el potencial de mejorar sus negocios, si se implementan correctamente», aconseja el profesor Ilan Oshri, Graduate School of Management, Universidad de Auckland. «Sin embargo, la gran mayoría de estas empresas luchan por mantenerse al día con la rápida introducción de innovaciones tecnológicas.
«Si bien la mayoría de las nuevas tecnologías brindan oportunidades para reducir costos y reconstruir la propuesta de valor de la empresa, se necesita tiempo para implementar las nuevas tecnologías correctamente».
El consejo claro de los profesionales de la contabilidad es probar los sistemas que se adapten bien a su negocio en particular. Todos los servicios de contabilidad líderes en la nube le permiten probar sus servicios de forma gratuita.
Aproveche esta oportunidad para evaluar qué servicios son adecuados para sus necesidades específicas. Además, hable con su contador o contable. Si no desea hacerse cargo de la creación y presentación de sus declaraciones de impuestos, los sistemas que utilizan estos profesionales deben tenerse en cuenta para garantizar que pueda integrar sus sistemas contables en un proceso eficiente y sin interrupciones.
Lista de verificación de MTD
Acercarse a la digitalización de sus cuentas y la presentación de impuestos necesita un plan de acción claramente desarrollado. Utilice esta lista de verificación para perfeccionar los pasos que su empresa debe seguir hoy.
Regístrese para obtener una cuenta en Government Gateway
Cualquiera que sea la ruta que tome su empresa para digitalizar sus registros financieros, necesitará una cuenta de impuestos en el Gateway, ya que su sistema de contabilidad y las declaraciones de impuestos que genera se conectan a HMRC a través de este servicio.
Evalúe sus tecnologías actuales
Observe de cerca cómo su empresa administra actualmente sus cuentas y declaraciones de impuestos. Si todavía usa cuentas en papel, verá la mayor interrupción a medida que pasa a los sistemas digitales. Si usa hojas de cálculo, es posible que exista un software puente que le permita continuar usando este método. Sin embargo, pruebe estas aplicaciones cuidadosamente para asegurarse de que sean precisas y estables antes de comprometerse con ellas.
Utilice los conocimientos de su contador o contable
Los profesionales de la contabilidad también digitalizarán sus negocios. Este conocimiento interno de cómo funcionará la API de HMRC y qué servicios de contabilidad alojados son los más estables, es una información valiosa que su empresa puede utilizar para minimizar las interrupciones y los costos a medida que pasa a su nuevo sistema de contabilidad digital.
Pruebe su elección de aplicaciones de contabilidad
Independientemente de los servicios de contabilidad que elija, verifique que aparezcan en la lista aprobada que HMRC actualiza regularmente. Solo estas aplicaciones podrán utilizar de manera eficiente la API de HMRC cuando sea el momento de presentar inicialmente las declaraciones de IVA y, más tarde, cuando los informes trimestrales sean obligatorios para todas las empresas. Utilice las opciones de prueba gratuitas con datos contables del mundo real para ver cómo funciona cada sistema en su lista corta.
Mueva sus cuentas a su nuevo sistema
Una vez que se complete la prueba. Ha consultado a sus profesionales de la contabilidad y elegido la aplicación de contabilidad que le gustaría utilizar, comience a actualizar la aplicación con regularidad. Todas las aplicaciones basadas en la nube están diseñadas para facilitar su uso. Si puede utilizar aplicaciones de banca en línea, no debería tener ningún problema con los servicios de cuentas alojadas de hoy. Para minimizar los errores, si tiene alguna duda, pida ayuda. Es vital que la información que ingrese en su aplicación de contabilidad sea precisa.
En la parte final de esta serie, analizaremos de cerca cómo ha cambiado el mercado de proveedores de servicios de contabilidad y qué pasos han estado tomando para que la transición a MTD sea lo más fluida y sencilla posible para su negocio.
