Cómo Redactar un Resumen Ejecutivo que Cautive a las Personas Adecuadas

Obtenga la financiación o la aprobación que necesita con un resumen ejecutivo estelar

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Entonces, ha completado un informe de 83 páginas sobre los sistemas de TI de su empresa y está cargado de información valiosa. Este fue un gran proyecto y se siente bien haberlo hecho. Ahora debe conseguir que los altos mandos de su empresa compren sus hallazgos y soluciones sugeridas.

Ahí es donde entra el resumen ejecutivo.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una sección corta y fácil de digerir que se encuentra al comienzo del informe y que enumera su proceso, hallazgos y sugerencias.

Su resumen ejecutivo debe ser más que una simple introducción a su informe. Debería dar a cualquiera que lo lea una comprensión justa del informe y la inspiración para leerlo en su totalidad.

¿Qué hay en un resumen ejecutivo?

Bien, ahora sabes lo que es un resumen ejecutivo, pero también debes saber cómo armarlo. Aquí está el formato de resumen ejecutivo básico y cómo hacer que cada sección funcione para usted.

Enumere los principales puntos de interés

En esencia, el resumen ejecutivo debe abordar los puntos principales de su informe. 

Para hacer esto de una manera fácil de leer, cree un encabezado para cada punto principal y continúe con un breve párrafo que describa el punto.

Revise sus hallazgos

Una vez que haya abordado los puntos principales del informe, querrá discutir los resultados o hallazgos, que incluyen: 

  • ¿Qué aprendió sobre su empresa durante este estudio? 
  • ¿Qué estuvo bien? 
  • ¿Qué necesita mejorar? 

No es necesario profundizar mucho aquí. Serán suficientes viñetas simples de lo que encontró el estudio.

Introduce y justifica tu conclusión.

Su informe probablemente condujo a descubrimientos favorables y desfavorables que pueden conducir a cambios en la forma en que opera en el futuro. ¿Tus buenos descubrimientos te dijeron dónde debes acelerar las cosas? ¿Cómo abordará lo malo? 

Aquí es donde sus ejecutivos realmente se sintonizarán. De hecho, pueden saltar directamente a esta sección, por lo que desea que brille.

No se limite a indicar qué cambios desea realizar. Utilice los hallazgos del informe para respaldar sus conclusiones y, si es posible, haga proyecciones sobre cómo esto mejorará la empresa. 

Cualquier cosa que sugiera requerirá dinero, mano de obra o ambos. Aquí es donde puede comunicarse con las personas que deben firmar para que esto suceda.

Cómo hacer que un buen resumen ejecutivo sea genial

Si aún no lo ha descubierto, su resumen ejecutivo es posiblemente la parte más importante de todo su documento. Si no se hace bien, es posible que las personas más importantes nunca se molesten en profundizar en el resto del informe. 

A continuación, le indicamos cómo hacer brillar su resumen ejecutivo.

Escríbelo al final

Aunque su resumen ejecutivo será la primera parte de su documento, desea guardarlo para el final. Si intenta escribirlo primero, es probable que tenga que volver atrás y actualizarlo a medida que haga nuevos descubrimientos a lo largo de su informe.

Redacte el informe en su totalidad y tome nota de los puntos más esenciales. Estos puntos esenciales serán el esqueleto de su resumen. De esa manera, cuando el informe esté completo, sabrá cuáles son las piezas de información más importantes y cuánto espacio puede dedicar a cada una en el resumen ejecutivo.

Enganchalos

Como una gran novela o cualquier otro escrito, querrás enganchar a tu lector desde el principio. Si hay una estadística sorprendente, un hallazgo o una proyección relevante para el estudio conduzca con ella. Pique su interés. 

No tenga miedo de mencionar las ganancias, las pérdidas u otras cosas que pueda pensar que son «sensibles». Esto es exactamente en lo que deben centrarse los ejecutivos de alto nivel. 

Una vez que haya enganchado a sus lectores con una gran apertura, mantenga la escritura interesante a lo largo del resumen. No tiene que leerse como Shakespeare, pero debe fluir naturalmente y ser interesante de leer.

No lo des todo

Si bien desea que su resumen ejecutivo resalte las partes más importantes de su informe, desea que las personas también lean el resto del informe. 

Mantenga los spoilers al mínimo para atraerlos a leer el informe completo. Piense en un gran avance de película: le dice de qué se trata la película a través de excelentes fragmentos, pero le da ganas de comprar una entrada para verla completa.

Sea sucinto

Sabemos. Esto puede sonar contradictorio con nuestro punto anterior de mantener la escritura interesante, pero los dos no son mutuamente excluyentes. 

La escritura sucinta puede ser muy interesante porque se mantiene bien encaminada. Una excelente manera de hacer esto es no preocuparse por la concisión durante su primer borrador, sino volver atrás y reducir el recuento de palabras en un 25% después. 

Descubrirá que es más fácil de lo que piensa y su escritura será mucho mejor cuando haya terminado.

Recuerda tu objetivo y sácalo del parque

La clave más importante para escribir un excelente resumen ejecutivo es recordar por qué lo está escribiendo en primer lugar.

Está escribiendo para que los ejecutivos y otras personas lean el resumen, aprendan lo que realmente necesitan saber y quieran aprender aún más del resto del informe. Quiere que comprendan por qué ha llegado a ciertas conclusiones y por qué está realizando los cambios sugeridos.

Siempre que lo tengas en cuenta, te irá bien. Pero agregue algunos de nuestros otros consejos para refinar su escritura y enfoque, y puede sacar su resumen ejecutivo del parque.

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