Cómo Sacar Más Provecho de Google Drive

Consejos para utilizar el paquete de productividad de Google, incluidos Documentos, Hojas de cálculo y Drive

Es justo decir que somos grandes admiradores de las herramientas de productividad en línea de Google, y usamos regularmente Drive, Sheets y Docs para la mayor parte del contenido que producimos en Cloud Pro y sus títulos hermanos. A lo largo de los años, hemos recopilado más que nuestra justa cantidad de consejos para aprovechar al máximo la suite ofimática en línea: aquí, Nik Rawlinson comparte lo mejor de ellos.

Documentos de Google

Escriba menos

Google Docs es un procesador de textos, y eso significa escribir, ¿verdad? Bueno, no necesariamente. Si tiene un teléfono Android o un dispositivo Google Home, estará familiarizado con las impresionantes capacidades de reconocimiento de voz de Google; lo que quizás no se dé cuenta es que también están integrados en Google Docs. La entrada de voz es precisa, rápida y gratuita, por lo que no tiene nada que perder probándola. El único requisito es que deberá estar trabajando en Chrome.

Escribir por voz puede ser mucho más rápido que escribir a mano. Pruébelo y su productividad podría recibir un gran impulso

Para habilitar la entrada de voz, simplemente coloque el cursor en cualquier lugar del documento y seleccione «Escritura por voz …» en el menú Herramientas, o presione Ctrl + Shift + S. Haga clic en el icono del micrófono en el cuadro de diálogo flotante que aparece y permita que Chrome acceda a su micrófono. Ahora puede dictar texto y hacer que sus palabras ingresen directamente en su documento. Haga clic en el micrófono por segunda vez cuando haya terminado. Si puede, es mejor usar un micrófono dedicado, pero hemos tenido buenos resultados con micrófonos incorporados en computadoras portátiles y computadoras de escritorio todo en uno.

El dictado por voz de Google no tiene tantas funciones como las alternativas comerciales como Dragon NaturallySpeaking. Por un lado, no le permite hacer correcciones con su voz, por lo que la forma más rápida de corregir errores es mover manualmente el cursor y hacer las ediciones a mano.

Además, aunque la escritura por voz puede reconocer más de 100 idiomas y dialectos, la puntuación solo está disponible en seis (inglés, alemán, francés, español, ruso e italiano) y está limitada a punto («punto»), coma, signo de exclamación ( «signo de exclamación»), signo de interrogación, nueva línea y nuevo párrafo. Aún así, eso cubre la gran mayoría de lo que podría querer decir, y es un pequeño precio a pagar considerando que la función es completamente gratuita.

Publica y maldito

¿Alguna vez ha querido publicar su propio libro electrónico? Cuando se trata de creación en línea de gran peso, por ejemplo, si está escribiendo algo para vender en la tienda Amazon Kindle, somos grandes admiradores de una aplicación llamada Scrivener . Pero si está recopilando un documento pequeño para uso personal o corporativo, puede confiar en las herramientas integradas en Google Docs.

En su forma más simple, Docs le permite generar su documento en formato EPUB, que es compatible con Google Play Books, Apple Books, Kobo y muchos lectores de libros electrónicos de terceros: para hacer esto, simplemente elija «Publicación EPUB (.epub)» del Subsección «Descargar como …» del menú Archivo.

Google Doc a la izquierda se ha exportado como EPUB, que hemos abierto en Edge a la derecha. Los títulos se han convertido automáticamente en una tabla de contenido con hipervínculos.

Para obtener mejores resultados, sea asiduo en el uso de estilos de párrafo. Si formatea su documento con los estilos de título integrados de Docs (Título 1, Título 2, etc.) y utiliza el estilo «Texto normal» para el texto del cuerpo, su EPUB incluirá una tabla de contenido generada automáticamente. Los títulos de menor rango se organizarán como subsecciones dentro de sus vecinos de mayor rango, lo que permitirá a los lectores encontrar rápida y fácilmente la sección que necesitan.

La única limitación importante a tener en cuenta es que los archivos EPUB no se pueden leer de forma nativa en su computadora, sino que se pueden consultar desde la biblioteca en línea de Google, lo que significa que puede compartir el documento con otros y tener la absoluta confianza de que se verá igual para ellos. hace por ti.

Pon una cara valiente

¿Cansado de escribir todo en Arial? El menú de fuentes en Google Docs contiene un buen conjunto de alternativas, y hay cientos más para elegir. Los encontrará seleccionando «Más fuentes …» en la parte superior del menú de fuentes. Tenga en cuenta que estas fuentes no se descargan en su computadora, sino que se mencionan en la biblioteca en línea de Google, lo que significa que puede compartir el documento con otras personas y tener la absoluta confianza de que se verá igual para ellos que para usted.

Dale estilo

Si recurre regularmente al mismo conjunto de fuentes y configuraciones de párrafo, puede establecerlos como estilos de texto predeterminados. Para redefinir el texto del cuerpo, seleccione un párrafo y modifique la configuración de fuente, el espaciado, las sangrías, etc. hasta que tenga el aspecto correcto. Luego, haga clic en el menú Estilos de la barra de herramientas, coloque el cursor sobre «Texto normal», haga clic en la flecha que aparece a la derecha de su nombre y seleccione «Actualizar texto normal para que coincida» en el menú desplegable; este será ahora el estilo predeterminado para el texto del cuerpo. Repita el proceso reformateando su texto y redefiniendo otros estilos de la misma manera.

Si usa regularmente el mismo conjunto de opciones de formato, guárdelas como estilos predeterminados para todos los documentos nuevos

Al principio, estos estilos redefinidos se aplicarán solo al documento actual, pero puede establecerlos como predeterminados para cada documento nuevo que cree. Simplemente abra el menú de estilos y elija «Guardar como mis estilos predeterminados» en el menú desplegable que aparece cuando se desplaza sobre «Opciones …».

Traducción automática

Aproveche el poder del motor de traducción en línea de Google directamente creando una edición en idioma extranjero de su documento actual desde el mismo Docs. Simplemente seleccione «Traducir documento …» en el menú Herramientas, proporcione un nuevo nombre de archivo para el resultado traducido y elija el idioma al que desea convertirlo.

Encabezados y pies de pagina

En Word, puede hacer doble clic en la parte superior o inferior de la página para crear y editar un encabezado o pie de página. En Google Docs, haz esto desde el menú Insertar. Lo que es menos obvio es cómo cambia el tamaño de las áreas reservadas para ellos: para encontrar estos controles, seleccione «Encabezados y pies de página …» en el menú Formato. Tenga en cuenta que esto es independiente de los controles de margen de página, que puede modificar seleccionando «Configuración de página …» en el menú Archivo.

Una mano amiga

Elija Explorar en el menú Herramientas para abrir una útil herramienta de investigación que supervisa lo que está escribiendo y sugiere recursos. Por ejemplo, mencionamos Scrivener anteriormente, por lo que aparece en nuestra barra lateral. Al hacer clic en esto, se abren enlaces web con vistas previas de texto, y si copiamos y pegamos cualquiera de los contenidos, podemos hacer clic en el ícono de comillas que se encuentra junto a la entrada relevante y se creará automáticamente una nota al pie. También hay un cuadro de búsqueda útil en la parte superior de la barra Explorar, que nos permite hacer una búsqueda directa en Google de cualquier cosa que Docs no haya detectado automáticamente.

Hojas de cálculo de Google

Limitar las opciones de los usuarios

Google Sheets es la plataforma perfecta para compartir hojas de cálculo y formularios dentro de una organización; por ejemplo, puede usarla para formularios de gastos. Sin embargo, en este tipo de escenario, probablemente desee restringir las opciones que se pueden ingresar en celdas específicas. Y afortunadamente, esto es bastante sencillo de implementar en Hojas de cálculo.

Para hacer esto, cree una segunda hoja haciendo clic en «+» debajo de su hoja de cálculo activa e ingrese las variables aceptables. Por ejemplo, si desea que el personal pueda elegir entre diez tipos de gastos diferentes, como kilometraje, alojamiento, manutención, etc., puede ingresar estas categorías en las primeras diez celdas de la columna A. Puede crear tantos conjuntos de variables como quieras para diferentes pruebas.

Ahora regrese a la portada, que el personal usará para presentar su reclamo, y seleccione el rango de celdas que solo deben aceptar datos que aparecen dentro de su lista definida de opciones válidas. Elija «Validación de datos» del menú Datos y use el cuadro junto a «Criterios» para ubicar el rango de celdas que contienen las respuestas válidas: en nuestro ejemplo, con las diez categorías de gastos, sería » Hoja2! A1: A10 «. De forma predeterminada, Hojas de cálculo mostrará las opciones en un menú desplegable dentro de cada una de las celdas que está formateando para que el personal pueda hacer clic rápidamente para elegir. En el caso poco probable de que prefiera que escriban los datos directamente, desmarque la casilla junto a «Mostrar lista desplegable en la celda».

Importar datos en vivo

En Hojas de cálculo, como en Microsoft Excel, puede hacer referencia fácilmente a datos de otras hojas en una sola hoja de cálculo utilizando una referencia como la que usamos anteriormente. Entonces, para hacer que una celda refleje el contenido de la celda B3 en la segunda hoja de la hoja de cálculo activa, debe ingresar la fórmula «= Hoja2! B3». Si algún cambio de fórmula o ecuación afecta el contenido de la celda B3 en la hoja 2, la celda que contiene la fórmula se actualizará automáticamente para reflejar eso.

Sin embargo, con Google Sheets, puede llevar esto más lejos, hasta un punto que no siempre es posible con Excel: como todos sus activos se almacenan en línea, puede obtener datos de cualquier cantidad de hojas de cálculo completamente separadas. Por ejemplo, puede crear un resumen de fin de año del desempeño comercial extraído de una docena o más de otras hojas de cálculo almacenadas en Google Drive o compartidas con usted.

Para ello, puede utilizar una función llamada IMPORTRANGE, dando como parámetros la dirección en línea de la hoja de cálculo de origen y la referencia a la celda o rango que desea incorporar, así:

= IMPORTRANGE (» https://docs.google.com/spreadsheets/d/11g0d1Y6sWfLqzUM3 V9HdwcVn-jwOWvwnVii8DiNrIGg /», «Sheet1! B4»)

Cuando ingrese esto, inicialmente arrojará un error «#Ref»; todo lo que necesita hacer es volver a hacer clic en la celda y hacer clic en el botón Autorizar que aparece para vincular la nueva hoja de cálculo con sus datos existentes.

Incluso puede importar datos de fuentes públicas, como fuentes XML o RSS, documentos HTML o archivos CSV guardados en la web. Utilice IMPORTXML , IMPORTFEED , IMPORTHTML e IMPORTDATA respectivamente para cada uno de estos. Encontrará la documentación completa de IMPORTXML aquí , con enlaces que detallan cómo usar las otras fórmulas en la barra lateral.

Explore su hoja de cálculo

Hemos visto cómo la función Explorar integrada en Documentos puede simplificar la tarea de buscar contenido para documentos.

La función Explorar de Sheets hace que sea sencillo usar tablas dinámicas, aplicar formato o realizar análisis de datos

Encontrará la misma función en Hojas de cálculo y funciona de manera similar, pero se enfoca en ayudarlo a aprovechar más sus datos mediante la creación de tablas dinámicas, el análisis de tendencias o la aplicación de formato. Vale la pena darle un clic solo para ver las opciones que le brinda. Encontrará el icono en la parte inferior de la ventana, en la misma fila que las pestañas de la hoja.

Usar un formulario

Si no ha creado un formulario en línea antes, es posible que no se dé cuenta de lo sencillo que es configurarlo en Hojas de cálculo. Elija «Crear un formulario» en el menú Herramientas y lo guiará a través del proceso de redacción de una serie de preguntas, cuyas respuestas luego se ingresarán en su hoja de cálculo.

Los formularios de Google son fáciles de crear y lo ayudan a recopilar datos altamente estructurados para su posterior análisis.

Puede recopilar respuestas utilizando una variedad de entradas avanzadas, incluidas escalas arrastrables, cuadrículas de opción múltiple, respuestas predefinidas, fechas, horas, etc. Le sugerimos que evite usar las opciones de «Respuesta corta» o Párrafo a menos que no haya otra alternativa: cuanto más bloquee las cosas en la etapa de ingreso de datos, más fácil será tabular y analizar los resultados una vez que estén dentro.

Crea una macro

Microsoft Excel tiene VBA; Sheets es compatible con el potente entorno de Apps Script que puede utilizar para escribir todo tipo de scripts de automatización.

Si no le gusta profundizar en el código, también puede grabar y ejecutar macros. Para configurar una macro, elija «Grabar macro» del menú desplegable Macros en el menú Herramientas, luego recorra las acciones que desea automatizar. Puede asignar atajos de teclado a las macros al guardarlas.

Nuestro consejo aquí es asegurarse de seleccionar la opción adecuada para guardar ubicaciones de celda absolutas o relativas. Si selecciona el primero, la macro siempre operará en las celdas exactas en las que haga clic; seleccione este último para que surta efecto en relación con la posición del cursor.

Escalar imágenes incrustadas

Además de texto, números y fórmulas, las celdas de Hojas de cálculo pueden contener imágenes. Utilice la fórmula IMAGEN («url») para insertar una imagen en línea, con la siguiente sintaxis:

= IMAGEN (» http://example.com/logo.png «, 1)

El «, 1» opcional al final le dice a Sheets que escale la imagen para que quepa dentro de la celda. Utilice 2 para estirar la imagen y llenar la celda, o 3 para incrustarla al 100%, con la imagen cortada en los bordes de la celda. Para especificar el tamaño con precisión de píxeles, use 4, seguido de la altura y el ancho de esta manera:

= IMAGEN (» http://example.com/logo.png «, 4, 25, 100)

Google Drive

Copia de seguridad de todo

El objetivo de Drive es que sus archivos se encuentran en la nube, pero si desea hacer una copia local, hay varias formas de descargar sus archivos, incluido el uso de la opción «Descargar como …» en el menú Archivo de cada aplicación y haciendo clic con el botón derecho en archivos individuales en Drive y seleccionando Descargar.

Si necesita descargar copias de todos los documentos en su cuenta de Drive, tal vez como una copia de seguridad, o porque desea eliminar los originales para liberar espacio, regrese al nivel superior de su unidad, haga clic en el archivo o carpeta superior y luego Mayús y haga clic en la entrada en la parte inferior de la lista, haga clic con el botón derecho y seleccione Descargar. Drive convertirá sus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en versiones compatibles con Office y los comprimirá en un ZIP para su descarga masiva.

Haz más con las extensiones

No son solo los navegadores web los que se pueden ampliar con extensiones. En una de las aplicaciones de Drive, abra el menú de complementos y seleccione «Obtener complementos» y encontrará una gran cantidad de complementos que amplían la funcionalidad. Si encuentra abrumador el rango completo, haga clic en el menú desplegable Todos … en la parte superior del cuadro de diálogo Complementos para reducir la lista a categorías específicas.

Varias recetas IFTTT se conectan a las aplicaciones de Google Drive, lo que le permite recopilar datos relacionados con su teléfono o navegador

También puede conectar aplicaciones de Google Drive a electrodomésticos inteligentes y aplicaciones de teléfono usando IFTTT. Hay una gran cantidad de cosas que puedes hacer; por ejemplo, encontrará subprogramas preescritos que almacenan detalles sobre llamadas telefónicas en una hoja de Google, o realizan un seguimiento de la cantidad de horas que ha trabajado. También pueden entrar en juego otros servicios como Google Calendar y Assistant. Empiece en ifttt.com/collections/google.

Dejar de hacer clic

Mover las manos del teclado al mouse y viceversa interrumpe el flujo y perjudica su productividad, por lo que vale la pena familiarizarse con los atajos de teclado. Todas las aplicaciones de Drive admiten una amplia gama de atajos: presione Ctrl + / en cualquier momento para abrir una superposición que detalla lo que está disponible.

Toma riesgos de forma segura

A veces, en los negocios, como en la vida, los mayores éxitos nacen de la audacia. Entonces, ¿por qué no reorganizar completamente esa hoja de cálculo e intentar ver los datos de una manera diferente? Google Drive y todas sus aplicaciones asociadas tienen herramientas de control de versiones integradas, por lo que puede revertir fácilmente las cosas si sus grandes ideas no funcionan.

Utilice la función Historial de versiones para crear puntos de recuperación con nombre antes de realizar ediciones a gran escala

Simplemente haga clic en cualquier archivo en la vista de Google Drive y seleccione «Historial de versiones» para buscar y recuperar versiones anteriores. Para que sea más fácil identificar el punto en el que comenzó a realizar cambios importantes, haga clic en Archivo y seleccione «Nombre de la versión actual» del menú desplegable «Historial de versiones» antes de realizar las modificaciones. Si luego te arrepientes de tu osadía, inmediatamente podrás ver qué versión quieres recuperar.

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