Migrar a la nube no es tan simple como presionar un interruptor: debe hacer su tarea
Si siempre ha hecho sus cuentas con un paquete de contabilidad tradicional, quizás sea hora de que empiece a pensar en trasladarlas a la nube. Se prevé que la cuota de mercado global de contabilidad en la nube aumente hasta $ 4.500 millones para 2023, ya que cada vez más empresas miran a la nube para el futuro de su contabilidad.
Muchas organizaciones recurrieron a las aplicaciones en la nube para ayudar a reducir los costos o mejorar las velocidades operativas, pero esas mismas organizaciones ahora también han comenzado a mover sus cuentas a la nube. Si bien existe cierta inquietud acerca de trasladar información financiera altamente confidencial fuera de las instalaciones, los impulsores para hacerlo son cada vez más difíciles de ignorar.
Uno de esos impulsores es la iniciativa Making Tax Digital de HMRC, que entró en vigor en abril. Todas las empresas que superen el umbral de IVA de 85.000 ahora deben mantener registros digitales y enviarlos electrónicamente. También hay algunas sugerencias de que el impuesto sobre la renta también podría volverse obligatorio, lo que significa que las empresas tendrán que revisar todos los aspectos de cómo se relacionan con los clientes hoy y cómo sería en el futuro.
Existe una presión creciente sobre los contables para que hagan más de lo que tradicionalmente se esperaba de ellos. Según una encuesta reciente a contadores , el 83% dijo que los clientes esperan que hagan más que hace cinco años, y el 42% espera que sus contadores ofrezcan asesoramiento empresarial como parte del servicio.
Es debido a este cambio que los contadores ahora están recurriendo a la nube para reducir el aumento de la carga administrativa. Es un buen movimiento para las empresas, así como para sus contadores, ya que las empresas que utilizan la contabilidad basada en la nube muestran un crecimiento de ingresos promedio del 15% año tras año, según Xero .
Beneficios de la contabilidad en la nube
Uno de los principales beneficios de mover cuentas a la nube es un acceso más rápido a un mejor software.
«Los contadores pueden querer que sus clientes utilicen el servicio SaaS para facilitar la transferencia de datos entre la empresa y el contador. También habrá menos agujeros para que se introduzcan errores de seguridad», dice Tony Lock, analista de Freeform Dynamics.
Añade que hacer tus libros es mucho más fácil de hacer en tiempo real que apresurar todo al final del trimestre.
Además, las empresas también se beneficiarán de parches y correcciones de errores regulares, lo que significa que cualquier problema con el servicio debe resolverse y, según la calidad del proveedor, se agregarán nuevas funciones con el tiempo. Un enfoque más modular, que brinda a las empresas control sobre el proceso de implementación y permite probar las funciones antes de aprobarlas.
Paul McCooey, socio de los contadores públicos Duncan & Toplis, dice que ya no hay que registrar largas listas de pagos: su cuenta bancaria se sincroniza automáticamente con su software.
«[Tampoco hay] más facturas de lista manual. El software puede emitirlas automáticamente. Y no más recibos perdidos o desgravaciones fiscales no reclamadas, simplemente tome una fotografía de sus facturas o recibos y cárguelas», dice.
«También pasará menos tiempo persiguiendo deudas: el software de contabilidad en la nube puede emitir recordatorios automáticos y botones de ‘pagar ahora’ como avisos de pago».
Definiendo el estado futuro
Lock dice que un gran obstáculo para algunas personas es cuando las empresas han estado usando un sistema de contabilidad durante mucho tiempo lleno de registros de la empresa que pueden ser difíciles de transferir a la nube.
«¿Cómo llevamos nuestro historial contable a un servicio en la nube? Es posible que algunas firmas de software contable no tengan un mecanismo para llevar esos registros a la nube, incluso si los transfiriera desde su solución local existente». Lock dice que la mayoría de las empresas de software han solucionado ese problema.
Obtener datos contables en la nube puede ser un problema. Lock dice que, idealmente, esto debería ser un proceso automatizado, ya que cualquier transferencia manual puede llevar a la introducción de errores en los datos. Sin embargo, también existe el problema de la compatibilidad, y hacer el cambio no será necesariamente el caso de presionar un interruptor.
Por ejemplo, para aquellas empresas que ejecutan planificación de recursos empresariales (ERP) o software de nómina dentro de su paquete de contabilidad local existente, deberán asegurarse de que el servicio en la nube que elijan sea compatible con estos «. Cada organización es única y se desarrollará su propio camino único para la transición basado en sus aplicaciones, sistemas y requisitos existentes «, dice Kris Brown, Director de I + D del Reino Unido en TechnologyOne.
«Puede ser tan simple como tomar una copia de lo que tiene en las instalaciones y comenzar al día siguiente en la nube. Un movimiento similar, de procesos de negocios y software no tiene por qué ser una tarea masiva. Pero, un ‘ El enfoque de levantar y cambiar, colocar las aplicaciones actuales en un entorno alojado, no generará una verdadera transformación «.
Un cambio de cultura avanzando
Independientemente de la ruta que tome una empresa hacia la nube, es importante que el cambio se considere una implementación completamente nueva y, como tal, debe incorporar los cambios en los procesos y la cultura de la empresa que esperaría aprovechar SaaS.
Un traslado de los procesos de back-office a la nube traerá el beneficio inmediato de cargas de trabajo reducidas y procesos más eficientes. Sin embargo, también debe utilizarse como una oportunidad para revisar con mayor frecuencia y facilidad el sistema de una empresa. Esto es particularmente importante si planea aprovechar este movimiento, ya sea agregando servicios automatizados o creando aplicaciones conectadas a la red.
