Existen muchas aplicaciones para administrar proyectos y equipos, desde tableros Kanban hasta aplicaciones de colaboración. Si ya usa Microsoft Office, puede aprovechar muchas funciones integradas para mantener su equipo y usted organizados en Outlook.
Puede codificar con colores los correos electrónicos y convertir los mensajes en tareas al planificar un proyecto. Si trabaja con un equipo, puede crear y asignar tareas y configurar un grupo. Para usar estas características junto con otras, aquí hay varias sugerencias, consejos y pasos para usar Microsoft Outlook como una herramienta de administración de proyectos.
Categorizar correos electrónicos entrantes
Una de las características más simples pero más útiles que puede usar al administrar un proyecto es codificar por colores sus correos electrónicos. Una vez que configure las categorías de Outlook, puede asignarlas a los correos electrónicos, lo que los hace destacar en su bandeja de entrada. Además, puede crear reglas para asignar categorías automáticamente si lo desea.
Puede crear categorías para lo que tenga más sentido. Algunas sugerencias incluyen una categoría para cada proyecto, cliente o departamento.
- Dirígete a Outlook Hogar pestaña y abre la Clasificar por categorías menú en el grupo Etiquetas. Entonces escoge todas las categorias.
- Notará varias categorías prefabricadas que son simplemente los colores como los nombres de las categorías. Puede editar uno de estos para usar un nombre más significativo. Seleccione una categoría, elija Rebautizar a la derecha, ingrese el nuevo nombre y use Ingresar para salvarlo
- Para crear una nueva categoría, seleccione Nuevo A la derecha. Ingrese un nombre, elija un color, opcionalmente agregue una tecla de método abreviado y use DE ACUERDO para salvarlo
Para asignar una categoría a un correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:
- Elegir Clasificar por categorías sobre el Hogar pestaña y elige la que quieras usar.
- Haga clic con el botón derecho, muévase a Clasificar por categoríasy elija uno en el menú emergente.
Luego verá la categoría al lado del correo electrónico en su bandeja de entrada, así como en la parte superior del mensaje en su propia ventana.
Convierta los correos electrónicos en tareas
Una forma especialmente útil de administrar un proyecto en Outlook es convertir los correos electrónicos en tareas. Puede recibir una solicitud para actualizar el estado del proyecto para sus partes interesadas o enviar documentos a un miembro del equipo. Al colocar ese mensaje en su lista de tareas, lo tendrá al alcance de su mano para completarlo.
Para convertir rápidamente un correo electrónico en una tarea, simplemente realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en el mensaje en su bandeja de entrada, baje a Movery seleccione la carpeta de tareas en el menú emergente.
- En la ventana del mensaje, seleccione Mover en la cinta y usa el Mover menú desplegable para elegir la carpeta de tareas.
- Arrastra el mensaje de tu bandeja de entrada a la Tareas icono en la navegación de la izquierda.
Para obtener opciones adicionales al convertir un correo electrónico en una tarea, puede usar el siguiente método en su lugar.
- Mantenga presionado el botón derecho del mouse mientras selecciona el correo electrónico y luego arrástrelo al Tareas icono de la izquierda y suelte.
- Verá que aparecen opciones para copiar el correo electrónico como una tarea con texto, copiarlo como una tarea con el correo electrónico como archivo adjunto o mover el correo electrónico como una tarea con un archivo adjunto.
- Elige una de esas opciones y listo. También puedes elegir Cancelar si cambias tu mente.
Luego, seleccione el ícono de Tareas de Outlook en cualquier momento para ver su lista de tareas pendientes.
Crear y asignar tareas
Además de convertir los correos electrónicos en tareas pendientes para usted, puede crear tareas y asignarlas en Outlook. Esto es conveniente si decide delegar una tarea en lugar de abordarla usted mismo o si desea recibir informes de estado de la tarea que se pueden enviar con un clic.
- Selecciona el Tareas icono a la izquierda o Nuevos objetos > Tarea sobre el Hogar pestaña y cree una nueva tarea como lo haría normalmente. Alternativamente, puede usar los pasos anteriores para convertir un correo electrónico en una tarea.
- Complete todos los detalles de la tarea, incluido el asunto, la fecha de inicio y de vencimiento, la prioridad y los detalles. Cuando estés listo, ve a la Tarea tabula y elige Asignar tarea en la sección Administrar tarea de la cinta.
- Esto actualiza la ventana de la tarea para incluir una línea Para para agregar el asignado. Introduzca su nombre o dirección de correo electrónico o utilice el A para elegirlos de su libreta de direcciones.
- Opcionalmente, puede marcar las casillas para mantener una copia actualizada de la tarea en su lista y recibir un informe de estado cuando la tarea esté completa.
- Después de que todo esté completo, seleccione Enviar para enviar la tarea al asignado.
Cuando reciben la tarea por correo electrónico, simplemente la agregan a su propia lista de tareas.
Pueden usar el Estado y Porcentaje completo campos en la tarea a medida que avanzan a través de ella y pueden seleccionar Enviar informe de estado sobre el Tarea pestaña para proporcionarle un estado actualizado por correo electrónico.
Configurar un grupo de contactos
Cuando trabaja con un equipo, la creación de una lista de distribución o un grupo de contactos le ahorra tiempo. En lugar de agregar a cada miembro del equipo a un correo electrónico, evento de calendario o tarea, simplemente agregue el grupo.
- Selecciona el Gente icono en la navegación de la izquierda.
- Ve a la Hogar tabula y selecciona Nuevo grupo de contacto en la sección Nuevo de la cinta.
- Introduzca un nombre de grupo en la parte superior. Entonces escoge Añadir miembros en la sección de miembros y elige Desde contactos de Outlook, Desde la libreta de direccioneso Nuevo contacto de correo electrónico.
- Con las dos primeras opciones, se abre una nueva ventana donde selecciona el contacto y usa el miembros botón para agregarlos. Continúe este proceso hasta que tenga todos los miembros y seleccione DE ACUERDO ahorrar.
- Luego verá a los miembros de su grupo en la lista y podrá agregar más si es necesario. Seleccionar Guardar cerrar para completar el proceso y guardar el grupo.
Para usar el grupo que creó en la línea de dirección de un correo electrónico o como invitados para un evento, comience a escribir el nombre del grupo y selecciónelo de las sugerencias o use el A para localizar y seleccionar el grupo.
Compartir un calendario
Si bien puede configurar un calendario de grupo específico en Outlook, es posible que desee simplemente compartir su propio calendario. Esto es útil para un miembro del equipo que actúa como su respaldo o coadministrador de sus proyectos.
- Selecciona el Calendario icono a la izquierda y luego elija el calendario usando el Panel de carpetas.
- Ve a la Hogar pestaña y seleccione Compartir calendario en el grupo Administrar calendarios. Elige el calendario.
- Sobre el permisos pestaña, utilice la Agregar para elegir el contacto con el que compartir.
- Localice el contacto, seleccione Agregary elige DE ACUERDO. Luego, elija cualquiera Puedo ver o Poder editar dependiendo de los permisos que desee otorgar.
- Seleccionar Aplicar y luego DE ACUERDO para compartir tu calendario.
Su destinatario debería recibir un correo electrónico informándole de que está compartiendo un calendario con él. Pueden aceptar ver su calendario en su lista de calendarios de Outlook.
Administre sus carpetas
Las carpetas en Outlook son como las que usa en su computadora; le brindan formas simples de organizar sus artículos. Tiene algunas maneras excelentes de administrar las carpetas de Outlook para su proyecto o equipo.
Abre el Panel de carpetas en el lado izquierdo de su bandeja de entrada. Luego puede expandir una cuenta, si tiene más de una, para ver todas las carpetas dentro de ella.
Crear una nueva carpeta principal o subcarpeta
Considere crear una carpeta para cada proyecto o una para cada cliente o miembro del equipo para mantener todo organizado.
Haga clic derecho en una cuenta o carpeta actual, elija Nueva carpetay asígnele un nombre.
Ordena tus subcarpetas
Si tiene una carpeta principal con muchas subcarpetas, puede encontrar la que necesita rápidamente ordenándolas. Haga clic derecho en la carpeta principal y seleccione Ordenar subcarpetas de la A a la Z.
Agregar una carpeta a favoritos
El Favoritos se encuentra en la parte superior de su panel de carpetas. Cuando colapsa ese panel, puede ver sus Favoritos en la barra de la izquierda. Ambos le brindan acceso rápido a las carpetas de uso frecuente.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Agregar a los favoritos o arrastre la carpeta a la sección Favoritos en la parte superior del Panel de carpetas.
Mostrar el número de elementos no leídos
Puede mostrar el número total de elementos no leídos de una carpeta directamente en esa carpeta en el panel. Esto es útil si envía correos electrónicos a carpetas automáticamente porque puede detectar mensajes nuevos rápidamente.
- Haga clic derecho en la carpeta y seleccione Propiedades.
- Abre el General tabula y elige Mostrar el número de elementos no leídos.
- Seleccionar Aplicar y DE ACUERDO para guardar el cambio.
Si prefiere ver todos los elementos, elija Mostrar el número total de artículos en cambio.
Automatice acciones comunes
Como se mencionó anteriormente, puede realizar acciones automáticas en Outlook. Esto incluye mover correos electrónicos a carpetas, reenviar mensajes y marcar elementos con importancia. Cada uno de estos no solo puede ayudarlo a mantenerse al tanto de su bandeja de entrada, sino también de su proyecto o equipo.
Crear reglas de Outlook
Tenemos una guía completa para crear reglas en Outlook en Windows, Mac y la web que puede consultar, así que aquí veremos un ejemplo que es útil para la gestión de proyectos. Puede mover automáticamente los correos electrónicos a una carpeta como se mencionó anteriormente. Además, en lugar de crear la regla desde cero, puede basarla en un correo electrónico que haya recibido.
- Seleccione el correo electrónico y haga clic con el botón derecho, muévase a Normasy elige Crear regla o elige Normas sobre el Hogar tabula y selecciona Crear regla.
- Verás las condiciones básicas para el correo electrónico en la parte superior. Puede basar la regla en el remitente, el asunto o cómo se dirige. Elija una o más de las condiciones que desea utilizar.
- En el Haz lo siguiente área, marque la casilla de Mover el elemento a una carpeta. Luego, usa el Seleccione la carpeta botón para elegir la carpeta.
- Seleccionar DE ACUERDO cuando termine y su nueva regla esté lista para funcionar. Siempre que llegue un correo electrónico basado en las condiciones que eligió, se moverá automáticamente a la carpeta elegida.
Crear pasos rápidos
Otra maravillosa herramienta de automatización en Outlook se llama Pasos rápidos. Con Pasos rápidos, puede realizar una acción en un correo electrónico con un solo clic. Como puede imaginar, esto es un gran ahorro de tiempo.
Puede configurar Pasos rápidos para cosas como mover, categorizar o reenviar un correo electrónico. Como ejemplo, configuraremos un paso rápido para marcar un correo electrónico para seguimiento mañana.
- Ve a la Hogar pestaña y seleccione la Más flecha (flecha inferior) en el Pasos rápidos caja. Elegir Nuevo paso rápido > Costumbre.
- En el cuadro Editar paso rápido, asígnele un nombre en la parte superior. Luego, abra el Elige una acción menú desplegable y seleccione Mensaje de bandera.
- En el siguiente menú desplegable, elija Mañana. Puede elegir una opción diferente como Hoy o La próxima semana o si lo prefiere.
- Elegir Finalizar para guardar el paso rápido.
Para usar su Paso Rápido, seleccione el correo electrónico, vaya a la Hogar pestaña, y elíjalo en el Pasos rápidos o haga clic con el botón derecho, muévase a Pasos rápidosy selecciónelo en el menú emergente.
Eso es todo al respecto. Acabas de marcar un correo electrónico para seguimiento mañana con solo un clic.
Con suerte, estas sugerencias lo ayudarán a administrar su próximo proyecto nuevo o incluso su equipo en Outlook. Para obtener aún más, vea cómo agregar Microsoft Teams a Outlook para una forma más sencilla de unirse o programar reuniones.