La implantación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) puede ofrecer beneficios notables a toda su organización.
Algunos de estos beneficios pueden medirse utilizando métricas financieras como el retorno de la inversión (ROI). Un estudio reveló que la implantación media de un software ISO 9001 produce un 300% de retorno de la inversión. Los estudios empíricos confirman que las organizaciones también logran rendimientos menos fáciles de medir, por lo general una mayor conciencia de la calidad, clientes más felices, una mejor valoración de la marca y operaciones más consistentes.
Si está investigando sobre los sistemas de gestión de la calidad, es probable que ya sea consciente de que los SGC pueden mitigar el riesgo normativo al ayudar a su organización a cumplir los requisitos y las normas de las operaciones basadas en la calidad. Sin embargo, la reducción del riesgo no es el único beneficio apreciable. Un SGC eficaz puede tener un impacto transformador en la cultura de la empresa al crear un sistema formal de procesos, procedimientos, responsabilidades y software.
El riesgo normativo, la conformidad y la certificación son objetivos de importancia crítica para la implantación de un SGC. Sin embargo, no son los únicos resultados que puede esperar al adoptar el sistema de calidad adecuado. En este artículo, conocerá cinco de los beneficios más comunes que obtienen las organizaciones de sectores altamente regulados con la adopción de un SGC.
Los 5 principales beneficios de la implantación de un sistema de gestión de la calidad
Los sistemas de gestión de la calidad permiten a las empresas de sectores altamente regulados aplicar de forma coherente procesos de calidad para producir productos que cumplan las expectativas de los clientes y los requisitos normativos. Los marcos de SGC, como la norma ISO 9001:2015, proporcionan un plan integral para la gestión de la calidad centrada en el cliente, basado en los principios de liderazgo, la fuerza de trabajo, los procesos, la mejora, las decisiones basadas en la evidencia y las relaciones.
La investigación confirma que la implementación de un SGC como ISO 9001 o un software ISO 45001 puede ofrecer beneficios a corto plazo a las organizaciones que lo adoptan. Un estudio de la Harvard Business Review se centró en las organizaciones que lograron la certificación ISO, y descubrió que estas empresas tienen tasas más altas de «supervivencia corporativa, ventas, crecimiento del empleo y aumentos salariales que un grupo emparejado de no adoptantes». El 65% de las organizaciones consiguen al menos 25.000 dólares de ahorro en el plazo de un año tras adoptar un SGC formal, y el 27% ahorra al menos 100.000 dólares.
A pesar de las abundantes pruebas positivas, hay un cierto número de mitos que rodean a los SGC entre los posibles adoptantes de sectores muy regulados. Algunas empresas creen que los sistemas y la certificación se limitan a las empresas grandes y bien establecidas. Otras creen que la certificación tiene poco valor práctico. En realidad, las pequeñas empresas obtienen beneficios desproporcionados de la implantación de un SGC en comparación con sus pares más grandes. Para la mayoría de las organizaciones, un SGC no es sólo un programa informático o un centro de costes. La adopción de un software ISO 9001 puede ofrecer beneficios evidentes, como la coherencia operativa, la eficiencia, la mejora y la colaboración.
Si desea ver de forma exhaustiva cómo la adopción de un SGC puede beneficiar a su balance final, le recomendamos 13 beneficios de un sistema de gestión de la calidad que aumentan el balance final.
1. Consistencia operativa
Las operaciones incoherentes son el enemigo de la gestión de la calidad total. Sin operaciones estandarizadas, su organización no puede garantizar la calidad de los productos ni mejorar la eficiencia. Los investigadores empresariales han descubierto que los procesos empresariales incoherentes pueden tener un impacto cinco veces más negativo en el cliente que la entrega de un producto inferior. En sectores muy regulados, los procesos incoherentes que dan lugar a una calidad de producto poco fiable pueden tener consecuencias especialmente graves.
La coherencia operativa es un componente fundamental de los sistemas de gestión de la calidad. La implantación de un SGC requiere que las empresas definan y describan las mejores prácticas para todas las responsabilidades empresariales, desde el control de calidad hasta la revisión de la gestión. La creación de procedimientos operativos estándar (POE) y una serie de controles y equilibrios prescritos minimizan los riesgos de no conformidad y maximizan la eficacia de la organización.
La implantación de un SGC ayuda a las empresas a conseguir estabilidad en la actividad de los proyectos y orienta los esfuerzos hacia la producción de productos de calidad que cumplan las expectativas de los clientes. Un enfoque coherente de las operaciones puede ahorrar dinero. La estandarización de los procesos empresariales puede reducir los costes de los procesos en un 15% y reducir los errores en un 30%. La coherencia operativa puede ofrecer otros beneficios medibles, como la reducción de los tiempos de producción de los procesos, menos quejas de los clientes y una mayor capacidad de previsión.
2. Mejora continua
La mejora continua es uno de los principios fundamentales de la norma ISO 9001 y de otros sistemas de gestión de la calidad. ISO escribe que «la mejora continua debe ser un objetivo permanente de la organización». Cuando la adopción de un SGC conduce a un cambio cultural, la adopción del principio de mejora puede tener beneficios duraderos para la organización, como un mayor rendimiento, liderazgo estratégico y compromiso del personal.
La mejora continua debe ser un objetivo primordial para que todos los miembros de la plantilla adopten los principios de mejora gradual y de avance. Los procedimientos normalizados de trabajo deben apoyar el uso de auditorías y evaluaciones periódicas con respecto al marco del SGC para garantizar el progreso hacia las normas. Al formar a todos los miembros de la organización en el uso de los ciclos Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o Deming, la organización puede crear una cultura de resolución de problemas e innovación constantes.
3. Comunicación con los empleados e incorporación a la empresa
Recientemente, Forbes predijo que la «experiencia del empleado» sería la prioridad corporativa preeminente para el próximo año. La experiencia del empleado, o EX, se define como el total de las interacciones de un empleado con la organización y la cultura, que abarca desde la contratación y la incorporación hasta el entorno y la tecnología. Las «organizaciones experienciales» que invierten en cultura, colaboración y educación experimentan mayores índices de innovación y satisfacción del cliente que otras organizaciones.
La norma ISO 9001 aborda la importancia de la comunicación interna, especificando que «la alta dirección debe asegurarse de que se establezcan procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación tenga lugar en relación con la eficacia del sistema de gestión de la calidad». Esta frase hace recaer directamente en la alta dirección la responsabilidad de impulsar una experiencia positiva de los empleados, pero también hace hincapié en la importancia de la comunicación bidireccional en la organización. Se anima a las organizaciones a crear una cultura de colaboración en la que los empleados proporcionen información frecuente.
Sin un cambio cultural, un SGC no es más que una serie de documentos y políticas. La comunicación con los empleados es el núcleo de la creación de una cultura orientada a la calidad en la que las personas comparten abiertamente la información y comprenden los valores de la empresa. La comunicación y la educación son vitales para conseguir que los empleados acepten los objetivos de calidad. Educar a los empleados sobre el cliente y los sistemas de calidad es un objetivo continuo, pero los esfuerzos de formación y educación deben comenzar con un proceso de incorporación estandarizado para las nuevas contrataciones.
4. Toma de decisiones basada en la evidencia
Un sistema de gestión de la calidad eficaz debe crear una estandarización en los casos en que los procesos estandarizados añadan valor, y promover la flexibilidad cuando sea necesario para lograr los objetivos de calidad o la mejora continua. Un área en la que el SGC debe fomentar la flexibilidad es la adopción de una toma de decisiones basada en la evidencia y en la supervisión en tiempo real de los sistemas y los datos.
En la práctica, el concepto de toma de decisiones basada en pruebas implica el uso de datos recogidos mediante métodos de seguimiento y medición, como por ejemplo a traves de un software calidad alimentaria. Estos datos se comparan con los resultados deseados y los objetivos de calidad de la organización. El uso en tiempo real de datos y métricas puede proporcionar una comprensión objetiva de si un proceso es exitoso o requiere corrección inmediata.
La toma de decisiones basada en datos puede beneficiar a la organización al eliminar la subjetividad del liderazgo. El uso de datos en tiempo real puede facilitar la mejora continua hacia los objetivos estratégicos. Un sistema eQMS que proporciona transparencia puede permitir a las organizaciones mitigar los riesgos de incumplimiento o problemas de calidad del producto en tiempo real.
5. Aumento de los beneficios
La investigación ha establecido que muchas organizaciones logran un retorno financiero directo en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Una revisión de la literatura de ISO de 42 estudios identificó varias razones por las que los SGC apoyan la rentabilidad. Los beneficios internos, externos y de señalización contribuyen colectivamente a un mayor rendimiento financiero:
- Los beneficios internos, como el aumento de la eficiencia y la productividad, reducen los costes.
- Los beneficios externos, como el aumento de las ventas o el acceso a nuevos mercados, repercuten en los ingresos.
- Los beneficios externos, como el aumento de las ventas o el acceso a nuevos mercados, repercuten en los ingresos.
Este estudio destaca el valor de la implantación de un sistema de gestión de la calidad para las organizaciones que no están en condiciones de beneficiarse de un aumento de las ventas, como las empresas de nueva creación en las fases de I+D del desarrollo de productos. La adopción de un SGC puede maximizar la eficiencia interna y crear una base fiable a medida que el producto de la empresa se acerca a la aprobación del mercado.
Los sistemas de gestión pueden mejorar la eficiencia al prevenir los problemas a lo largo del ciclo de vida del producto, proporcionando herramientas para identificar los problemas antes de que se traduzcan en retrabajo, residuos o no conformidades.
El tamaño de la empresa es importante a la hora de implantar un sistema de gestión de la calidad
Los sistemas de gestión de la calidad pueden ofrecer una amplia gama de beneficios empresariales, pero no son una poción mágica. La implantación de un SGC no puede curar una organización que no esté dirigida por una gestión orientada a la calidad. Para pasar con éxito a una cultura orientada a la calidad se necesita el apoyo total del equipo directivo y un compromiso con el cambio.
La adecuación es una de las consideraciones más importantes a la hora de evaluar las opciones de certificación, software y proveedores para la gestión de la calidad. Aunque la implantación de un SGC puede introducir cambios significativos, éstos deben ser lógicos y aportar un valor claro. Intentar que su empresa se adapte al software de SGC equivocado es una receta para el desastre. El software de Sistema de Gestión de la Calidad adecuado debe encajar perfectamente en su organización y proporcionar un marco para la mejora.