Revisión del producto: reparación estelar para Access

Los desastres de TI no ocurren necesariamente debido a incendios, inundaciones o cualquier otro evento catastrófico. A veces, un simple error o error de juicio, como un mantenimiento o una copia de seguridad defectuosos o el uso involuntario de la aplicación, puede llevar a un administrador de Access a un gran problema. Siempre me ha preocupado el uso de consultas complejas o anidadas en mi base de datos de Access y hay una buena razón por la que he evitado hacerlo. Cada vez que usamos consultas complejas en la base de datos de Access, ¡siempre hay un problema!

En realidad, el papel de las consultas complejas o anidadas es obtener datos de otras consultas que pueden afectar aún más a otros. En el proceso, la base de datos de Access comienza a escribir consultas innecesarias, lo que genera una acumulación de datos temporales. Esencialmente, el usuario de la base de datos de Access no está al tanto de dicha pila de datos.

A menudo, incluso después de trabajar con una pequeña cantidad de datos, la consulta se realiza lentamente debido a su naturaleza compleja, y esto ejerce presión sobre el motor JET. En este caso, la ralentización del proceso de obtención de datos a través de consultas es el datos temporales acumulados.

Además, durante este proceso, si Access se ahoga, entonces no hay forma de evitar la corrupción en el archivo back-end.

Para evitar la corrupción de acceso, causada por la acumulación de datos, todos los usuarios de Access con roles administrativos fueron intimados por correo electrónico para seguir algunas medidas preventivas como:

  • Evite el uso de consultas complejas en la base de datos, lo que puede impedir el rendimiento de la base de datos debido a la acumulación de datos y finalmente conduce a la corrupción de la base de datos.
  • Dividir la base de datos en el que los datos de backend consisten en tablas a las que los usuarios no acceden directamente, y los datos de frontend comprenden consultas y otras funciones de acceso.
  • Mantener copia de seguridad de toda la base de datos.
  • Seguir cancelando parte de los datos temporales a las tablas temporales. Esto acelera la consulta principalmente por un factor de 10 o, a veces, más, sin embargo, no proporciona una solución permanente.
  • Instalar PowerQuery función para la base de datos de Access donde los usuarios crearon una conexión dinámica con el libro de Excel y esta conexión se actualizó continuamente para obtener las actualizaciones de la base de datos.
  • Utilidad Programar compactar y reparar tan pronto como se cierra la base de datos. Se realiza un ‘compacto al cerrar’ automático para reducir regularmente los espacios redundantes de la base de datos.

Nota: A los usuarios con la función administrativa se les asignan funciones de «lectura-escritura-eliminación» en la base de datos de Access. Se puede asignar una función administrativa a varios usuarios, por ejemplo, los jefes de diferentes departamentos.

Pero, cuando uno de los usuarios administrativos olvidó seguir las 5 reglas establecidas anteriormente, la base de datos de Access de nuestra organización se corrompió.

Análisis de causa raíz (RCA) de corrupción en el problema de la base de datos de Access

La nuestra no es una gran organización, por lo que una base de datos de Access es lo suficientemente grande para almacenar datos. Estas bases de datos de Access se clasifican según los diferentes departamentos, por ejemplo, ‘Base de datos para finanzas’ es diferente de ‘Base de datos para marketing’ y todas las bases de datos están disponibles en un servidor físico común.

Sin embargo, uno de los usuarios con derechos administrativos se olvidó de ese correo y comenzó a escribir consultas complejas. Estas consultas complejas comenzaron a crear archivos temporales innecesarios en el backend y, un buen día, los datos que se habían acumulado durante un período de tiempo resultaron en daños en la base de datos de Access. Todas las actividades, incluida la accesibilidad a la base de datos, relacionadas con esa base de datos terminaron abruptamente.

Incluso después de alinear la base de datos de Access y tomar todas las medidas preventivas, un pequeño error cometido sin saberlo por un usuario administrativo generó un gran problema.

Ahora que se había producido la corrupción, nuestro primer trabajo fue resolver el error de corrupción y hacer que la base de datos volviera a funcionar.

Métodos de resolución adoptados para reparar la base de datos de Access

RCA nos ayudó a identificar la causa del problema y el método de resolución.

Restaurar mediante copia de seguridad: teníamos una copia de seguridad lista de toda la base de datos disponible para la restauración de la base de datos. Se realizaron los siguientes pasos para restaurar la copia de seguridad:

  1. Abrió el Explorador de archivos y navegó para seleccionar una copia saludable de la base de datos
  2. Copié la base de datos en la ubicación donde se necesitaba reemplazar la base de datos dañada. Había una opción para reemplazar la base de datos existente y seleccionamos esa opción.
  3. Abrió la base de datos para verificar si la base de datos era accesible.

Para nuestra consternación, la copia de seguridad no parecía estar en buen estado. Y nos dimos cuenta de que la base de datos de Access disponible en Excel no se había actualizado durante mucho tiempo.

Fue entonces cuando comenzó el verdadero problema.

No se podía acceder a nuestra base de datos de Access, la copia de seguridad no estaba en buen estado, el libro de Excel con Power Query no se actualizó y, como ya habíamos estado ejecutando la utilidad Compactar y reparar, no había posibilidad de recuperar la base de datos de Access desde la utilidad incorporada.

La solución definitiva para la reparación de bases de datos.

La base de datos inaccesible estaba causando estragos entre los usuarios. La mayoría de los usuarios quedaron varados y no pudieron realizar la tarea de rutina. Realmente teníamos que actuar rápido y resolver este problema lo antes posible. Ahora, la mejor manera de resolverlo era reparar la base de datos corrupta con un software de terceros que pudiera recuperar toda la base de datos sin prolongar el tiempo de inactividad.

Buscamos un eficiente Acceder al software de recuperación de bases de datos y de las pocas opciones disponibles, decidió elegir Reparación estelar para Access. Leímos las reseñas publicadas en diferentes sitios y pensamos en probar la versión de demostración.

Nota: Como medida de precaución, habíamos realizado una copia de seguridad de la base de datos.

Resultó ser un software de bricolaje. Una vez que enviamos el archivo de Access corrupto, el software proporcionó la vista previa de toda la base de datos para la verificación final. Además, el equipo de soporte de Stellar fue más que útil para resolver nuestras consultas.

Fue un momento de puro deleite. Activamos el software, lo reparamos y guardamos toda la base de datos de Access en muy poco tiempo. El problema de corrupción se resolvió por completo y, una vez más, todos los usuarios pudieron acceder a la base de datos.

Conclusión

Hay varios casos en los que la base de datos de Access puede volverse inaccesible, y un problema importante con esta base de datos es que es propensa a la corrupción.

Por esta razón, siempre tengo cuidado de no crear consultas complejas. Se sabe que estas consultas generan problemas importantes, como la creación de archivos temporales innecesarios en el backend, lo que ralentiza el proceso de obtención de datos y, en última instancia, provoca daños en la base de datos de Access. Si esto sucede, necesita atención inmediata.

Recientemente, me encontré con uno de los principales hallazgos realizados por Quest. Se afirmó claramente que la falla del hardware es la principal causa del impacto comercial, alcanzando un nivel del 75% (consulte la tabla a continuación como referencia). Tales fallas de hardware o software tienen un impacto directo en el negocio y, por lo tanto, deben ser atendidas con máxima prioridad.

Imagen de papel blanco

Aunque la copia de seguridad de la base de datos proporciona la solución instantánea, las cosas se vuelven locas cuando la copia de seguridad no está en buen estado. El software de terceros como Stellar Repair for Access es la mejor opción cuando se trata de reparar la base de datos corrupta de Access.

En nuestro caso, donde la base de datos de Access se corrompió debido a consultas complejas, el software proporcionó resultados instantáneos. Una de las principales ventajas del software es que se puede probar su rendimiento sin activarlo. Y podríamos guardar nuestros datos inmediatamente después de la activación. No hubo demoras y pudimos resolver los errores de corrupción al restaurar los componentes de la base de datos en una base de datos completamente nueva.

¡Los usuarios podían acceder a la base de datos de Access y nos sentimos aliviados!

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