Smartsheet frente a Excel: ¿Smartsheet es mejor que Excel?

Smartsheet y Microsoft Excel son dos programas de hoja de cálculo que vale la pena probar. Sin embargo, las dos plataformas difieren sustancialmente en funcionalidad, precio y facilidad de uso.

Entonces, ¿cuál es mejor para ti? Vamos a averiguar.

Smartsheet frente a Excel: ¿cuál es mejor?

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo tradicional ideal para procesar números, analizar y visualizar datos y gestionar proyectos. Smartsheet, por otro lado, es principalmente un software de gestión de proyectos SaaS que ayuda a realizar un seguimiento de los plazos y optimizar los flujos de trabajo en tiempo real.

Excel es una poderosa herramienta estadística con capacidades de administración de proyectos, y Smartsheet se enfoca en la administración colaborativa de tareas.

Sin embargo, ambos programas tienen muchas funciones superpuestas, así que veamos en qué se diferencian.

Características

Si bien Excel y Smartsheet comparten varias funciones, ambos programas «sobresalen» en diferentes áreas. Dependiendo de sus necesidades, flujo de trabajo y estructura organizativa, uno puede ser más adecuado para usted que el otro.

  • Vistas disponibles. Excel se limita a la vista de cuadrícula tradicional, mientras que Smartsheet tiene varias vistas personalizables, incluidos tableros Kanban, diagramas de Gantt, vistas de cuadrícula y vistas de calendario.
  • Colaboración y puesta en común de proyectos. Smartsheet es una plataforma en línea, por lo que las actualizaciones se realizan en tiempo real. Permite a los usuarios compartir y rastrear hitos, automatizar notificaciones y actualizar el proyecto simultáneamente. Excel tiene capacidades de colaboración, pero algunas características están limitadas cuando se trabaja en coautoría y debe compartir archivos a través de OneDrive.
  • Organización del proyecto. Smartsheet le permite crear un panel de control de proyecto personalizado arrastrando y soltando widgets para organizar mejor la información clave. Además, es posible crear listas de tareas con subtareas en Smartsheet. Con Excel, este nivel de gestión del trabajo debe ocurrir manualmente.
  • Historial de versiones. Con la aplicación de escritorio de Excel, es difícil realizar un seguimiento de las versiones de los documentos y editar los historiales. Smartsheet presenta seguimiento de cambios a lo largo del tiempo y le permite ver quién hizo qué y cuándo en cada celda de cada documento. También le permite limitar el acceso a través de controles de uso compartido para que solo ciertos miembros del equipo puedan modificar ciertas partes de la hoja.
  • Análisis de los datos. Excel es una de las herramientas más populares para el análisis estadístico y el seguimiento de conjuntos de datos. Excel tiene varias características que lo hacen perfecto para este trabajo, desde atajos hasta fórmulas que pueden eliminar gran parte del trabajo manual que implica un campo como la contabilidad. Smartsheet tiene varias funciones de visualización de datos, y para trabajos livianos será más que adecuado. Sin embargo, Excel es actualmente la solución más poderosa para el análisis de datos.

Excel supera a Smartsheet al analizar grandes cantidades de datos, usar fórmulas complejas, filtrar o ejecutar macros. Smartsheet, por otro lado, es el claro ganador cuando se trata de capacidades de gestión de proyectos.

Sin embargo, ahora es posible exportar datos de Smartsheet a Excel y viceversa. El mejor software de gestión de recursos puede combinar los dos: Smartsheet para el seguimiento de proyectos y Excel para actividades con uso intensivo de datos.

Integraciones y compatibilidad

Smartsheet está disponible en línea a través de la aplicación web y como aplicación para Android/iPhone. Además, se integra con alrededor de 130 servicios profesionales, incluidos Box, Dropbox, Zapier, Salesforce, Jira, DocuSign, Google y más.

Excel está disponible como aplicación web y en Windows, macOS, Android e iOS. Se integra con casi otras 800 aplicaciones, incluidas Power Bi y Azure, más de seis veces la cantidad con la que se integra Smartsheet, aunque esta brecha se reduce constantemente.

Precios

Smartsheet y Excel tienen precios similares, aunque Excel es más flexible en cuanto a opciones de compra.

Excel Online es gratuito, pero es una versión muy reducida de la aplicación de escritorio. La aplicación de escritorio cuesta $ 159,99 como tarifa única o $ 6,99 por mes como parte de Microsoft 365.

Smartsheet está disponible a $7 por mes para usuarios Pro y $25 por mes para empresas.

Facilidad de uso

Tanto Excel como Smartsheet son relativamente fáciles de usar, aunque para aprovechar al máximo cualquiera de las aplicaciones, ambas tienen una curva de aprendizaje considerable.

Smartsheet tiene una interfaz de usuario simple y moderna que hace que sea muy fácil de aprender. Es similar a Excel, por lo que si tiene experiencia con otros programas de hojas de cálculo, debe elegir Smartsheet rápidamente.

En términos de colaboración, Smartsheet es mucho más fácil de usar. Varios usuarios pueden realizar cambios en un documento sin el dolor de cabeza de tener varias versiones dando vueltas. También es más fácil acceder al programa desde diferentes dispositivos.

Sin embargo, Excel sigue siendo más o menos ubicuo, lo que significa que la funcionalidad general y las integraciones son mucho más amplias. Un efecto secundario de esto es que hay infinitas plantillas de Excel, guías prácticas y tutoriales detallados en Internet que puede consultar.

Smartsheet frente a Excel: ¿cuál es mejor?

Smartsheet y Excel son herramientas poderosas por derecho propio, pero tienen funciones principales diferentes.

Si está buscando una herramienta de administración de proyectos, es probable que Smartsheet sea más útil que Excel. Sin embargo, comience con Excel si necesita una poderosa herramienta de análisis y visualización de datos. Si necesita administración de recursos y una poderosa herramienta estadística, podría considerar invertir en ambos programas y combinar sus capacidades.

Tenga en cuenta que muchas soluciones de administración de proyectos pueden ser excelentes alternativas de Smartsheet para usted, incluidas Hojas de cálculo de Google, Jira, MS Project, Asana, Trello y Wrike.